Відомість (Register) – різновид проміжних регістрів бухгалтерського обліку. Розрізняють відомості накопичувальні, розрахункові, інвентаризаційні, звірювальні, оборотні, платіжні та ін. При автоматизації обліку інформація відомостей може бути представлена на дисплеї та/або роздрукована.
Дані окремого рахунку не характеризують господарську діяльність організації у період. Ці дані повинні бути пов’язані із записами інших рахунків, тому для оперативного керівництва підприємством, для перевірки правильності запису господарських операцій за рахунками та узагальнення даних становлять різні відомості. Відомості можуть бути складені для узагальнення даних та синтетичних та аналітичних рахунків. Існують такі основні види відомостей:
- Оборотні відомості з синтетичних рахунків (за аналітичними рахунками);
- Шахові відомості;
- Сальдові відомості.
Зворотні відомості необхідні узагальнення інформації з усіх рахунках бухгалтерського обліку, перевірки правильності відображення оборотів за рахунками й упорядкування нового баланса. Щоб правильно скласти таку відомість, необхідно включити до неї залишки всіх балансових рахунківнезалежно від цього були чи ні за цими рахунками операції.
В оборотній відомості має бути попарно три рівністі:
- Сальдо початку періоду по дебету і з кредиту;
- Обороти по дебету та кредиту;
- Сальдо на кінець періоду по дебету та кредиту.
Перша і третя рівність обумовлені рівністю майна підприємства джерелам його формування. Друге обумовлено застосуванням принципу подвійного запису.
Рівність підсумків має контрольне значення, але не всі помилки можна знайти. Наприклад, рівності нічого очікувати порушені під час запису однієї й тієї ж операції кілька разів, під час пропуску операції та за запису операції у неправильної формі. Для виявлення помилок підсумки оборотів звіряють із підсумковим записом реєстраційного журналу операцій (ці підсумки мають бути рівними).
Оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку є підсумки оборотів і сальдо за всіма рахунками аналітичного обліку, об’єднуються одним синтетичним, і призначені перевірки правильності облікових записів за цими рахунками, і навіть спостереження за станом і рухом окремих видів коштів. Тому вони мають контрольне та оперативне значення. (Відомості можуть бути складені з використанням фінансових та натуральних показників). Підсумкових рівностей у цих відомостях не буде.
Для перевірки подвійного запису складають шахові відомості. Заповнюється відомість виходячи з реєстру господарських операцій. У шахову відомість записуються тільки ті рахунки, за якими були здійснені операції. Сума кожної проводки відображається у відомості на перетині рахунку, що дебетується і кредитується. До уваги на залишки не звертають. Підсумок шахової відомості повинен дорівнювати підсумковому обороту оборотної відомості за синтетичними рахунками.
Сальдова відомість складається із залишків на будь-яке перше число кожного місяця. Використовують у складському обліку. Крім того, баланс має форму сальдової відомості.
