Ведення касових операцій на підприємствах — порядок прийому та видачі готівки, оформлення касових документів, заповнення касової книги, зберігання грошей у касі підприємства. Правила організації касових операцій на підприємствах встановлюються законодавчо та є обов’язковими для всіх підприємств. Вони виконуються за допомогою уніфікованих форм первинної облікової документації.
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент скоєння операції або після її закінчення. Прибуткові касові ордери та квитанції до них, видаткові касові ордери та документи, що їх замінюють, повинні бути заповнені в бухгалтерії чітко і ясно чорнилом, кульковою ручкою або виписані з використанням засобів техніки (пишучої, обчислювальної та ін.).
Прибутковий касовий ордер застосовується для оформлення надходження грошей до каси як при ручній обробці, так і при автоматизованій та виписується в 1 екземплярі. Про прийом грошей вносителеві видається квитанція до прибуткового касового ордера за підписами головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи або касира, завірена печаткою (штампом) касира.
При здійсненні торгових операцій чи наданні послуг населенню грошові розрахунки проводяться з обов’язковим застосуванням контрольно-касових машин із фіскальною пам’яттю. У цьому випадку на квитанції має бути відбиток касового апарату.
Готівка з кас підприємств видається за видатковими касовими ордерами або іншими належним чином оформленими документами (платіжними, розрахунково-платіжними), відомостями, заявами на видачу грошей, рахунками з накладенням на ці документи штампами з реквізитами видаткового касового ордера. Допускається обробка видаткових касових ордерів чи інших належно оформлених документів автоматизованим способом. Документи на видачу грошей мають бути підписані керівником, головним бухгалтером організації або уповноваженими ними на те особами. Якщо документи, заяви, рахунки, що додаються до видаткових касових ордерів, є дозвільний напис керівника організації, підпис його на видаткових касових ордерах або інших належно оформлених документах не обов’язковий.
При отриманні прибуткових і видаткових касових ордерів або документів, що їх замінюють, касир зобов’язаний перевірити: наявність на документах підпису головного бухгалтера та її справжність, а на видатковому касовому ордері або документі, що його замінює, – дозвільного напису (підпису) керівника організації або уповноважених на те; правильність оформлення документів; наявність перелічених у документах додатків. У разі недотримання однієї з цих вимог касир повинен повернути документи до бухгалтерії для належного оформлення.
Прибуткові та видаткові касові ордери або документи, що їх замінюють, негайно після отримання або видачі за ними грошей підписуються касиром, додані до них документи погашаються штампом або написом «Оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року). Підчистки, помарки чи виправлення у цих документах не допускаються. У прибуткових і видаткових касових ордерах вказується підстава їх складання і перераховуються документи з номерами і датами складання.
Прибуткові та видаткові касові ордери або інші документи до передачі до каси реєструються у бухгалтерії відповідно в журналах реєстрації прибуткових або видаткових касових документів. Платіжні (розрахунково-платіжні) відомості на видачу коштів на заробітну плату, виплати соціального характеру та стипендії реєструються після видачі зазначених сум.
Готівка до кас підприємств приймаються за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особами, уповноваженими письмовим розпорядженням керівника підприємства. Прибуткові або видаткові касові ордери можуть реєструватися за допомогою обчислювальної техніки. При цьому в машинограмі «Вкладний лист журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів», що складається за відповідний день, забезпечується формування даних для обліку руху грошових коштів за змістом господарської операції.
Для розрахунків готівкою кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та кількості рахунків, відкритих у банках, веде лише одну касову книгу, яка має бути пронумерована, прошнурована та опечатана печаткою на останній сторінці. Загальна кількість пронумерованих аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника підприємства та головного (старшого) бухгалтера. Записи в касовій книзі ведуться в 2 екземплярах через копіювальний папір чорнилом або кульковою ручкою (1-і та 2-і екземпляри аркушів нумеруються однаковими номерами; 1-і екземпляри аркушів залишаються в касовій книзі, 2-і екземпляри мають бути відривними ). Підчистки та не обумовлені виправлення у касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, яка його замінює, із зазначенням дати внесення виправлень.
Касова книга ведеться щодня принаймні скоєння операцій із надходженням готівки у каси підприємств та його видачам. Кожен аркуш касової книги складається з двох рівних частин. Касові операції записуються касиром відразу після отримання чи видачі грошей у касовому ордеру чи іншому документу. Щодня наприкінці робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, виводить залишок готівки в касі на таку кількість і передає до бухгалтерії як «Звіт касира» 2-й відривний лист з прибутковими, видатковими касовими ордерами та іншими документами під розписку в касовій книзі . За відсутності прибуткових та видаткових касових операцій протягом дня залишок грошей у касі не виводиться; поточним вважається залишок каси на дату останнього звіту касира.
Касова книга на підприємствах може вестися автоматизованим способом, у якому її аркуші формуються як машинограми «Вкладний лист касової книжки», одночасно з нею формується машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що повторюють за змістом ручну касову книгу, складаються на початок наступного робочого дня. Автоматизована обробка операцій із касі проводиться касиром, користувачем чи іншою особою, призначеним наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Аркуші касової книги у цих машинограмах нумеруються автоматично у порядку зростання з початку року. У машинограмі “Вкладний лист касової книги” автоматично друкується загальна кількість аркушів у касовій книзі за кожен місяць, в останній місяць за календарний рік – загальна кількість аркушів касової книги за рік. Касир після отримання машинограм «Вкладний лист касової книги» та «Звіт касира» перевіряє правильність складання зазначених документів, підписує їх та передає «Звіт касира» разом із прибутковими, видатковими касовими ордерами та іншими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному листі касової книги. Машинограми “Вкладний лист касової книги” протягом року зберігаються окремо касиром за кожен місяць. Після закінчення календарного місяця, року або при необхідності машинограми «Вкладний лист касової книги» брошуруються у хронологічному порядку. Загальна кількість листів за рік засвідчується підписами керівника та головного бухгалтера підприємства та книга опечатується.
