Організація у системі менеджменту

Теоретично управління термін «організація» розглядається у кількох аспектах. Перший аспект сутності організації – сукупність процесів або дій, що ведуть до утворення та вдосконалення взаємозв’язків між частинами системи, створення та вдосконалення структури та правил функціонування елементів цілого. Іншими словами, це процес добре організованої роботи. Другий аспект — об’єднання людей, які спільно реалізують програму або мету і діють на основі певних правил і процедур. У статті ми розглянемо, що таке «організація», соціальній та середовищі вона функціонує. Ця стаття доступна українською мовою — Організація в системі менеджменту.

Зміст:

• Поняття організації
• Внутрішнє середовище організації
• Зовнішнє середовище організації

Поняття організації

Організація становить основу світу менеджерів, вона є причиною, що зумовлює існування менеджменту.

Будь-яка група повинна відповідати наступним обов’язковим вимогам, щоб вважатися організацією:

1. наявність щонайменше двох людей, які вважають себе частиною цієї групи;
2. наявність принаймні однієї загальної мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), яку приймають як загальну усі члени цієї групи;
3. наявність членів групи, які працюють разом, щоб досягти значущої для всіх цілей.

Ці суттєві характеристики зумовлюють визначення:

Організація — це група людей, діяльність яких свідомо координується задля досягнення спільної мети чи цілей.

Це визначення справедливе непросто для організації, а формальної організації. Існують також неформальні організації, групи, які виникають спонтанно, але де люди вступають у взаємодію одне з одним досить регулярно. Вони існують у всіх формальних організаціях.

Організація близька за змістом до поняття «система». Отже, організація сприймається як складний комплекс взаємозалежних і взаємодіючих змінних, а член організації — як із змінних величин у системі.

Метою організації є створення ефективного зв’язку між окремими компонентами системи, щоб вони становили одне ціле та різні зусилля працівників були спрямовані в одному напрямку, що давало б можливість досягти поставленої мети.

Внутрішнє середовище організації

Внутрішнє середовище організації — це сукупність чинників, які формують довгострокову її прибутковість і під безпосереднім контролем керівників та персоналу організації.

Будь-яка організація складається з елементів (відділів, служб, груп, окремих виконавців), їх ролей та відносин, визначених ієрархією, поліархією (різновид горизонтальної координації, при якій взаємодіють працівники, які не підкоряються один одному і стоять на одному ієрархічному рівні або займають однакові посади ). Ці ролі, відносини та кодекси можуть мати офіційні та неофіційні аспекти діяльності.

Внутрішнє середовище підприємства поєднує всі функціональні зони всередині виробничої системи. Вона складається з безлічі компонентів (ресурсів), які різняться залежно від функціональних сфер діяльності фірми, пов’язаних із прийняттям управлінських рішень. Мікросередовище виробляє рішення щодо діяльності підприємства в умовах впливу на неї з боку основних сил, зовнішніх по відношенню до фірми (основними генераторами цих сил є постачальники, конкуренти та споживачі – представники макросередовища).

Так, до складу внутрішнього середовища організації зазвичай включають такі ресурси:

1. технічні ресурси (особливості виробничого обладнання, інвентарю, основних та допоміжних матеріалів);
2. технологічні ресурси (динамічність засобів технології, наявність конкурентоспроможних ідей, наукові розробки тощо);
3. кадрові ресурси (кваліфікаційний, демографічний склад працівників, їхня здатність адаптуватися до зміни мети підрозділу);
4. просторові ресурси (характер виробничих приміщень, території, комунікації, можливість розширення);
5. ресурси організаційної структури системи управління (характер та гнучкість керуючої системи, швидкість проходження керуючого впливу);
6. інформаційні ресурси (характер інформації, що розповсюджується про саму виробничу систему у зовнішньому середовищі, можливість підвищення її достовірності тощо);
7. фінансові ресурси (стан активів, ліквідність, наявність кредитних ліній).

Усередині підприємство розділене на кілька функціональних областей, загальних всім типів фірм і систем. Розглянемо коротко їх призначення:

1. кадрова функція – забезпечує виробничою робочою силою та іншими людськими ресурсами. Усі управлінські дії, пов’язані з оплатою найманої робочої сили, добробутом та умовами найму згруповані у цій функції;
2. фінанси та бухгалтерський облік — ця функція має справу з фінансовими аспектами бізнесу. Бухгалтерський облік включає збір, обробку та аналіз фінансових даних, а фінанси – управління коштами в плані їх зростання та витрат;
3. забезпечення постачанням – передбачає організацію процесу обслуговування виробничої системи матеріально-технічними ресурсами;
4. науково-дослідна функція – розвиток та вдосконалення продукту та процесу виробництва;
5. поширення продукції – постачання товарів та надання послуг споживачам;
6. виробнича функція – забезпечення процесу виготовлення товару (надання послуги), прийняття рішень у сфері технологій, календарного планування виробництва та запасів, контролю якості;
7. маркетинг – виявлення та задоволення потреб споживача. Маркетинг забезпечує інтеграцію всіх внутрішніх функціональних структур прийняття ринково-орієнтованих решений.

Зовнішнє середовище організації

Зовнішнє середовище організації — це сукупність чинників, які формують довгострокову прибутковість організації та які організація неспроможна впливати взагалі чи здатна надавати незначний вплив.

Характеристики зовнішнього середовища:

1. Складність довкілля — це кількість чинників, куди організація має реагувати, і навіть рівень варіативності кожного фактора.
2. Рухливість середовища – це швидкість, з якою відбуваються зміни в оточенні організації. Крім того, рухливість зовнішнього оточення може бути вищою для одних підрозділів організації та нижче для інших.
3. Невизначеність зовнішнього середовища – це кількість інформації, яку має організація (або особа) з приводу конкретного фактора, а також ступінь впевненості в цій інформації.

Чинники довкілля діляться на:

• фактори прямої дії: споживачі послуг, постачальники необхідних ресурсів, профспілки, конкуренти, законодавство;
• побічного впливу: науково-технічний прогрес, економіка, політика, міжнародні відносини, демографія, природні умови, соціальна сфера.

Постачальники – це ціла група різних за своєю природою організацій та окремих осіб, які беруть участь у процесі матеріально-технічного забезпечення виробничої та науково-технічної діяльності виробничої системи.

Конкуренти — це група підприємств та приватних осіб, які незалежно діють на ринку та виробляють або надають аналогічні даному підприємству продукцію чи послуги.

Споживачі – це сили, які перебувають у ланцюжку просування товару до кінцевого споживача, включаючи його самого. Насамперед — це окремі особи та підприємства, споживачі цієї продукції.

Крім того, до сил макросередовища належать також різноманітні «контактні аудиторії». У цю групу сил входять: фінансові організації, що забезпечують підприємство капіталом (банки, інвестиційні компанії та ін.), засоби масової інформації (рекламні агенції, газети, радіо та телестанції), державні установи, що займаються регулюванням виробничої діяльності.

Економічні чинники: досліджується інфляція, податкову ставку, рівень зайнятості населення, платоспроможність підприємств.

Політичні фактори: угода щодо тарифів та торгівлі між країнами, нормативні акти уряду, рівень розвитку правового регулювання економіки, кредитна політика та ін.

Ринкові чинники: досліджуються зміни демографічних умов, рівень доходів населення та його розподіл, рівень конкуренції, частка ринку, ємність ринку.

Технологічні фактори: зміни у зовнішньому технологічному середовищі – створення принципово нових технологій виробництва, обробки та передачі інформації тощо.

Соціальні чинники включають суспільні цінності, настанови. Саме у соціальному середовищі за економічної нестабільності виникає багато проблем, що загрожують становищу організації.

Міжнародні чинники – аналіз інших країн. Стратегія організації може бути спрямована на пошук захисту в уряду від іноземних конкурентів, у зміцненні внутрішнього ринку або поширення міжнародної активності.

Правове середовище – всі промислові підприємства працюють у юридичних рамках. Контакти підприємства зі споживачами, постачальниками та найманою робочою силою є об’єктами спеціальних законів, якими захищаються їхні права та визначаються їхні обов’язки.