Функція організації у системі управління

Зміст:

  • Організація як функція управління
  • Розподіл праці
  • Зміст централізованої та децентралізованої форми управління
  • Рівні управління в організації

Організація як функція управління

Організація – це стадія управління, яка пов’язана з розробкою та здійсненням раціонального поєднання елементів виробництва при їх розвитку у просторі та часі. Це забезпечення необхідними ресурсами та створення реальних умов для досягнення запланованих цілей.

Організація є другою функцією управління, завданням якої є формування структури управління, а також забезпечення всім необхідним для роботи – персоналом, матеріалами, обладнанням, фінансовими ресурсами тощо. Організувати – це означає розділити на частини та делегувати виконання загального управлінського завдання за допомогою розподілу відповідальності та повноважень, а також встановлення взаємозв’язку між різними видами робіт.

У будь-якому плані, що створюється в організації, завжди є стадія організації, тобто створення реальних умов для досягнення запланованих цілей. Часто це вимагає перебудови структури виробництва та управління з тим, щоб підвищити їхню гнучкість і адаптивність.

Інша, щонайменше важливе завдання організації — створення умов формування такої культури у організації, що характеризується високої чутливістю до змін, науково-технічного прогресу, загальним для всієї організації цінностям. Головне тут — робота з персоналом, розвиток стратегічного та економічного мислення у свідомості керівників, підтримка працівників підприємницького складу, здатних до творчості, нововведень, ризику, відповідальності за вирішення проблем підприємства.

Розподіл праці

Важливим чинником підвищення результативності менеджменту є розподіл праці менеджерів, тобто спеціалізація управлінських працівників на виконанні певних видів діяльності, розмежування їх повноважень, прав та сфер відповідальності. Відповідно до цього організації виділяють такі види поділу праці професійних управлінців: функціональне, структурне, технологічне, професійно-кваліфікаційне.

Функціональний розподіл праці ґрунтується на формуванні груп працівників управління, які виконують однакові функції менеджменту: планування, організацію, контроль тощо.

Структурний поділ праці будується виходячи з таких характеристик об’єкта: організаційна структура управління, масштаби, сфери діяльності, галузева чи територіальна специфіка. Загальні риси спеціалізації стосуються, насамперед, вертикального та горизонтального поділу праці менеджерів.

Вертикальний розподіл праці базується на виділенні трьох рівнів управління – низового, середнього та вищого.

Горизонтальний розподіл праці характеризується поділом праці менеджерів на функції одному рівні управління. Функціональна структура робіт кожному рівні неоднакова.

Під час руху від низового рівня до вищого збільшується кількість і складність завдань щодо складання планів та організації всієї роботи підприємства, підвищується значення контрольної функції. На нижньому та середньому рівнях менеджери займаються координацією спільної діяльності людей, тому ця функція, поряд із мотивуванням, стає найважливішою.

Технологічний та професійно-кваліфікаційний поділ праці менеджерів враховує види та складність виконуваних робіт. За цими критеріями в апараті управління виділяють три категорії працівників: керівники, спеціалісти та службовці. З погляду технології процесу управління завдання керівників зводяться до прийняття рішень та організації їх практичної реалізації, фахівці здійснюють проектування та розробку варіантів рішень, а службовці займаються інформаційним забезпеченням усього процесу.

Зміст централізованої та децентралізованої форми управління

Найважливішими засадами управлінської діяльності є принципи централізації та децентралізації, які є основою організаційних форм управління.

Централізована форма управління передбачає здійснення керівництва господарською діяльністю підприємств, що надходять з одного центру, жорстку регламентацію та координацію їх діяльності, повну відсутність у них господарської самостійності.

Організаційна форма управління фірмою вважається централізованою, коли:

  • функціональні підрозділи грають найважливішу роль, ніж виробничі відділення;
  • існує значна кількість функціональних служб (відділів);
  • при потужному виробничому та збутовому апараті збутова мережа виробничих підрозділів перебуває у підпорядкуванні центрального відділу збуту;
  • функціональні відділи центрального апарату материнської компанії здійснюють функціональний контроль над підрозділами за продуктами, виробничими підприємствами та збутовими підрозділами.

Переваги та недоліки централізації в управлінні розглянуті у таблиці.

Характеристика централізації в управлінні

Переваги Недоліки
Поліпшується контроль та координація Підвищується час прийняття рішень
Зв’язуються інтереси груп Гаситься ініціатива
Ефективно використовується центральний апарат Затримується підвищення кваліфікації менеджерів

Децентралізована форма управління передбачає створення всередині фірми виробничих підрозділів, що користуються повною господарською самостійністю, тобто наділених широкими повноваженнями як у сфері виробництва, так і у сфері збуту, та несуть відповідальність за отримання прибутку.

За адміністрацією зберігаються функції контролю над оперативною діяльністю підрозділів, координація їх роботи та визначення основних напрямів для забезпечення ефективності та прибутковості діяльності компанії, а також здійснення перспективного планування. Зазвичай виробничі підрозділи покладається відповідальність за організацію виробничо-збутової діяльності. Кожен виробничий підрозділ самостійно фінансує свою діяльність, вступає на комерційній основі партнерські відносини з будь-якими третіми особами. Ступінь децентралізації управління визначається ступенем надання повноважень або прав ухвалення самостійних рішень керуючим відділенням.

Децентралізація може бути:

  1. вертикальна – передача права приймати рішення вниз за рівнями;
  2. горизонтальна – передача права приймати рішення підлеглим.

Делегування – це передача завдань, влади, відповідальності. Це — постановка мети перед підлеглим та водночас надання йому засобів її досягнення та відповідальності за якість результатів.

Правила делегування:

  1. чітко визначати рівень виконання та необхідні дії;
  2. визначати час звіту про результати;
  3. інформувати колектив, на який поширюється влада, що делегується;
  4. забезпечувати підлеглого необхідною інформацією;
  5. оцінювати терміни, а чи не засоби досягнення результату;
  6. делегувати послідовно, а не лише нудні чи термінові завдання;
  7. надавати підлеглому можливість вибору делегованих завдань.

Делегування повноважень може бути чотирьох типів:

  1. Повне делегування – Підлеглий виконує роботу і несе відповідальність за неї. Начальник не втягнутий у роботу.
  2. Обмежене делегування – Підлеглий виконує роботу і разом з начальником несе відповідальність за неї.
  3. Нульове делегування – Підлеглий виконує роботу, але відповідальність за неї несе начальник.
  4. Делегування навпаки – Підлеглий перекладає роботу на начальника.

Рівні управління

Усіх керівників організації зазвичай ділять на три категорії. Соціолог Талкотт Парсонс розглядає ці три категорії з погляду функції, яку виконує керівник в організації.

Згідно з визначенням Парсонса, особи на технічному рівні в основному займаються щоденними операціями та діями, необхідними для забезпечення ефективної роботи без зривів у виробництві продукції або надання послуг.

Особи, які знаходяться на управлінському рівніпереважно займаються управлінням та координацією всередині організації, вони узгоджують різноманітні форми діяльності та зусилля різних підрозділів організації.

Керівники на інституційному рівні займаються в основному розробкою довгострокових (перспективних) планів, формулюванням цілей, адаптацією організації до різноманітних змін, управлінням відносинами між організацією та зовнішнім середовищем, а також суспільством, в якому існує і функціонує дана організація.

Найбільш поширений спосіб опису рівнів управління полягає у виділенні керівників низової ланки, або операційних управлінців, керівників середньої ланки та керівників вищої ланки.

Керівники низової ланки (операційні керівники) – Це організаційний рівень, що знаходиться безпосередньо над робітниками. Молодші начальники переважно здійснюють контроль за виконанням виробничих завдань для безперервного забезпечення безпосередньою інформацією щодо правильності виконання цих завдань, відповідають за безпосереднє використання виділених ним ресурсів. До керівників низової ланки відносяться майстер, майстер зміни, завідувач відділу.

Керівники середньої ланки координують та контролюють роботу молодших начальників. Типовими посадами є: завідувач відділу (у бізнесі), декан, керуючий збутом по регіону або країні та директор філії. Характер їх роботи переважно визначається змістом роботи підрозділу, ніж організації загалом.

Керівники вищої ланки відповідають прийняття найважливіших рішень в організацію загалом чи основний частини організації. Особливістю діяльності є напружений темп і величезний обсяг робіт, і навіть те, що керівника вищої ланки немає точного завершення. Типові посади керівників вищої ланки у бізнесі – це голова Ради, президент, віце-президент корпорації.

Залишити коментар:

Site Footer