Наймання персоналу

Процедура подбора и отбора персонала

Функція підбору та відбору персоналу виділяється всіма керівниками організацій як основна. Процедура підбору та відбору персоналу складається з кількох стадій.

Розглянемо кожну зі стадій процедури підбору та відбору персоналу.

1. Потреби організації у персоналі

Потреби від керівників лінійних підрозділів у персоналі надходять до кадрової служби шляхом подання заявки. Отримані від лінійних керівників заявки можуть містити особливі вимоги до кандидатів, які не містяться у посадовій інструкції.

2. Визначення вимог до вакантних посад

Визначення вимог до посади є обов’язковою умовою серйозного відбору. Найпоширеніша форма – підготовка посадової інструкції. У організаціях посадова інструкція готується управлінням персоналу разом із керівником підрозділу, де існує вакантна посада.

Основний зміст посадової інструкції – кваліфікаційні вимоги, функції, правничий та обов’язки працівника. Правильно визначити суть роботи та розробити кваліфікаційні вимоги до співробітників – це створити об’єктивні передумови для успішної діяльності всієї організації. Усі функції управління персоналом пов’язані з використанням кваліфікаційних вимог до співробітників. Вони лягають в основу ухвалення будь-яких кадрових рішень та таких процедур, як відбір, атестація, службові переміщення, звільнення, підвищення кваліфікації. Кваліфікаційні вимоги формують робочу поведінку персоналу.

p align=”justify”> Процес розробки кваліфікаційних вимог передбачає конкретизацію того, що становить суть діяльності співробітника на певній посаді. Для цього необхідно здійснити аналіз роботи з використанням різних методів – спостереження, фотографія робочого дня, хронометраж робочого дня, інтерв’ю, опитування. Результатом аналізу роботи буде опис роботи з її специфічними особливостями. Кваліфікаційні вимоги слід переглядати за необхідності.

3. Вибір джерел набору персоналу

Для залучення кандидатів компанія може використовувати низку джерел набору персоналу, які поділяються на внутрішні та зовнішні.

Пошук всередині організації дозволяє підібрати персонал на вакантні посади з найменшими витратами.

Зовнішніми джерелами підбору персоналу є:

• підбір за допомогою працівників організації;
• кандидати, що самопроявилися;
• оголошення у ЗМІ;
• виїзд до навчальних закладів;
• державні служби зайнятості;
• приватні агенції з підбору персоналу;
• участь у ярмарках вакансій;
• Інтернет.

Аналіз представлених зовнішніх джерел підбору персоналу дозволяє дійти невтішного висновку, що немає єдиного оптимального джерела, тому управління персоналом організації має володіти всім набором прийомів залучення кандидатів і використовувати їх у залежність від конкретної задачи.

4. Підбір кандидатів

Підбір кандидатів на вакантні посади відбувається шляхом прийому документів усіх кандидатів. На етапі підбору персоналу за потреби може здійснюватися професійна орієнтація.

5. Професійна орієнтація

Професійна орієнтація – це формування в людини інтересу до певного виду трудової діяльності, вибір найбільш доцільної для даної людини професії з урахуванням її психофізіологічних характеристик, інтересів, здібностей, а також потреби народного господарства в працівниках відповідних професій. Професійна орієнтація здійснюється шляхом ознайомлення людей, особливо учнівської молоді, зі сферами діяльності, професіями, організацією, умовами та профілем їхньої роботи.

У сучасних умовах профорієнтація вирішує такі завдання:

• надання допомоги працездатному громадянину у виборі видів та форм професійної підготовки, у подоланні труднощів у професійному навчанні;
• професійне інформування, тобто. надання допомоги працездатному громадянину у виборі професії, що відповідає його інтересам та здібностям;
• психологічна підтримка, тобто. надання допомоги у вирішенні особистих та соціальних проблем;
• переорієнтація, тобто. надання допомоги працездатній людині у виборі програми професійної перепідготовки з урахуванням її професійного досвіду, стажу роботи, стану здоров’я, професійних інтересів та здібностей.

6. Відбір кандидатів відповідно до кваліфікаційних вимог

Відбір кандидатів відповідно до кваліфікаційних вимог передбачає такі етапи:

1. первинні знайомства із претендентами (прийом документів, коротка бесіда);
2. аналіз поданих документів;
3. збирання інформації про кандидатів (характеристика з попереднього місця роботи за телефоном, письмові рекомендації тощо);
4. зіставлення фактичних якостей претендентів із кваліфікаційними вимогами до вакантної посади;
5. проведення співбесіди (інтерв’ю) з найкращими кандидатами;
6. порівняння кандидатів на одні посади та вибір (спільно з лінійним керівником) найбільш підходящих.
7. Відповідно до Трудового кодексу працівник під час прийому працювати пред’являє такі документы:

• паспорт чи інший документ, що засвідчує особу;
• трудову книжку;
• страхове свідоцтво державного пенсійного страхування.

Крім того, військовозобов’язані особи та особи, які підлягають призову на військову службу, зобов’язані пред’явити документи військового обліку.

Якщо робота вимагає від працівника певних спеціальних знань, спеціальної підготовки, пред’являються також документи про освіту, кваліфікацію чи наявність спеціальних знань.

У випадках, коли людина надходить на роботу вперше, то трудова книжка та свідоцтво державного пенсійного страхування оформлюються роботодавцем.

Подання заяви про прийом на роботу не передбачено Трудовим кодексом, хоча на практиці у багатьох організаціях цей порядок існує. Заява сама по собі не тягне за собою жодних правових наслідків, тому в даному питанні слід виходити з практики, що склалася в організації.

Для низки випадків з урахуванням специфіки роботи може бути передбачено обов’язок пред’явлення інших документів (наприклад, медичного висновку про стан здоров’я або довідки з податкових органів про доходи).

Процедуру підбору та відбору персоналу в організації доцільно мати у вигляді Положення про набір персоналу.

7. Тестування кандидатів на вакантні посади

Тестування кандидатів на вакантні посади допомагає визначити профпридатність та потенціал кандидата до виконання конкретних завдань. Не всі організації проводять тестування кандидатів на вакантні посади, оскільки надійність тестів не перевищує 50%. Тестування може проводитися як у письмовій формі, так і по телефону у процесі особистого спілкування.

Тестування має кілька типів.

Типи тестувань

Типи	Зміст
Когнітивний	Визначає здібності кандидата до навчання, аналізу та самостійного вирішення завдань
Професійний	Допомагає оцінити потенційну результативність роботи, мотивуючі фактори, лідерські якості та навички міжособистісного спілкування. Тестування може також виявити ступінь інтересу до роботи та ціннісні установки
Особистісний (психологічний)	Дозволяє спрогнозувати, як кандидат поводитиметься при вирішенні робочих завдань.
Спеціалізований	Оцінює конкретні професійні навички, які необхідні для цієї вакансії
Перевірка фізичної форми	Якщо посада має на увазі особливі вимоги до здоров’я, а також перевірка на алкогольну та наркотичну залежність

Результати тестування кандидатів також беруться до уваги при ухваленні остаточного рішення щодо прийому на роботу.

8. Медогляд

Проходження медичного огляду прийому у деякі організації (загальне харчування, торгівля) потрібно обов’язково.

9. Прийом працювати

Прийом працювати – завершальний етап процедури підбору і відбору персоналу. На цьому етапі проводиться заключна співбесіда з лінійним керівником, який за допомогою спеціаліста з персоналу та штатного психолога на основі зіставлення різних кандидатів вибирає найбільш відповідного з них. За згодою сторін відбувається укладання трудового договору та призначення на посаду.

Співбесіда

Співбесіда з потенційними кандидатами на вакантні посади складається з двох етапів: перший – ознайомчий, другий – переговори з найкращими кандидатами.

Скорочувати процедуру відбору не рекомендується: це можуть робити ті роботодавці, які або підбирають некваліфікований персонал, або готові серйозно ризикувати.

Результати ознайомчої співбесіди зазвичай дозволяють відсіяти одразу ж до 80–90% кандидатів, а для тих, хто залишився, проводиться подальша процедура.

На першому етапі співбесіди слід ставити питання поведінкового типу: вони дозволять отримати основну інформацію про навички та професійні якості претендента.

Поведінкове інтерв’ю дозволяє спрогнозувати основну лінію поведінки людини у майбутньому. Кандидат максимально докладно розпитують, що він робив на попередньому місці роботи, особливу увагу приділяючи тим аспектам, які співвідносяться з вимогами до нинішньої позиції. Питання, поставлені на такому інтерв’ю, починаються з вступної фрази, яка ставить кандидата перед необхідністю наводити конкретні приклади:

• опишіть ситуацію, коли вам доручили…
• як ви впоралися з…
• опишите вашу роль в…
• розкажіть про випадок, коли…

На заключному етапі співбесіди повторне інтерв’ю дозволить зробити остаточний вибір. На цьому етапі слідує:

• поставити більш розгорнуті питання поведінкового типу;
• постаратися з’ясувати якнайбільше додаткової інформації;
• обговорити з кандидатом (кандидатами) його мотиви, графік роботи та компенсаційний пакет;
• закінчивши інтерв’ю, слід сказати про дату ухвалення остаточного рішення.

Розглянемо перелік питань, які можуть бути поставлені кандидатам.

1. Чи маєте ви чітке уявлення про те, ким би ви хотіли працювати найближчими роками?
2. Чи маєте ви два-три альтернативні варіанти вибору напряму діяльності, чи вам потрібна суворо певна робота?
3. Чи уявляєте ви, де потрібні такі працівники, як ви, і скільки їм зазвичай платять?
4. Чи можете назвати свої сильні та відносно слабкі сторони як професіонала?
5. Чи можете чітко виділити свої сильні та відносно слабкі особисті якості, важливі для вибудовування відносин у колективі та для ділового спілкування?
6. Чи є у вас довгостроковий план кар’єри і чи уявляєте ви, ким би ви хотіли бути через п’ять чи десять років?
7. Ви впевнені, що ваше професійне резюме складено правильно?
8. Чому ви обрали саме цю спеціальність?
9. Ви можете працювати над кількома завданнями одразу?
10. Які курси при навчанні у вузі вам прищепилися найбільше? Чому?
11. Отримані оцінки відповідають вашим знанням?
12. Вам більше подобається працювати під наглядом чи самостійно?
13. Який тип керівників вам до вподоби?
14. Як ви ставитеся до відряджень?
15. Ви хотіли б працювати за гнучким графіком?
16. Ви колись виступали перед групою людей? Скільки людей було?
17. Що ви знаєте про нашу організацію?
18. Чи впевнені у своєму вмінні вести переговори?
19. Чи вмієте правильно вирішувати питання щодо свого оформлення на нову роботу?
20. Чи знаєте основні правила, якими потрібно керуватися під час освоєння нової роботи та закріплення на новому місці?
21. На яку зарплату ви розраховуєте?
22. Назвіть три ситуації, в яких вам не вдалося досягти успіху. Чому?
23. Що мотивує вашу трудову діяльність?
24. Що найбільше вам подобалося на останньому місці роботи?
25. А що найбільше не подобалося?
26. Які навички ви хотіли б набути наступного року?

Після закінчення співбесіди фахівця з управління персоналом слід запитати у кандидата, а чи має питання. У цьому випадку добре обдумані питання кандидата позитивно вплинуть на рішення про прийом його на роботу.

Кандидат на вакантну посаду у спеціаліста з управління персоналом має з’ясувати такі питання.

1. Конкретні питання щодо посади, яких не стосувалися співбесіди. Це допоможе зорієнтуватися кандидату у зіставленні своїх інтересів та професійних якостей з тим, що потрібно за посадою.
2. Про якості та навички, які шукають у потенційних працівниках, щоб роз’яснити фахівцю з управління персоналом, що ваші навички та здібності відносяться безпосередньо до цих характеристик.
3. Про можливості просування кар’єрними сходами та про процедури оцінки діяльності працівників в організації.
4. Про місцезнаходження робочого місця та можливості відряджень.

Є низка тем, яких не варто стосуватися кандидату: особисте життя спеціаліста з управління персоналом; питання, які обговорювалися під час співбесіди, якщо вони не вимагають роз’яснення; інформація про компанію, яку можна знайти у Інтернеті.

Під час співбесіди спеціаліст з управління персоналом оцінює кандидатів за наступними параметрами:

• наскільки уважний та чуйний кандидат;
• чи здатний робити правильні висновки та висновки у процесі співбесіди;
• показує хорошу інтелектуальну глибину в процесі спілкування або він дурний;
• наскільки може вирішувати проблемні ситуації;
• наскільки схильний до стресу і тиску.

Часто на співбесіді кандидатам ставлять абстрактні питання, які не стосуються питання найму. Їх можна розділити на чотири типи:

1. Оцінюють загальний кругозір кандидата, вміння говорити на загальні теми (що особливо важливе для людей комунікативних професій). Наприклад: «Які ваші уявлення про щастя?» або «Роль МАГАТЕ у глобальній безпеці». За допомогою таких питань досить легко оцінити ступінь «включення» кандидата в діалог, його вміння слухати і, звичайно, загальну ерудицію.
2. «Довколапрофесійні». До них відносяться питання: «Які періодичні видання ви читаєте?», «Що з своєї професійної діяльності ви доручили б виконати своєму другові?» і т.д. Відповіді підкажуть роботодавцю – фахівцю з управління персоналом, яке «справжнє» ставлення до професії у претендента, ступінь його залучення до загального робочого контексту. Якщо фінансовий директор регулярно переглядає журнал «Фінанси» або підписаний на розсилки провідних фінансово-економічних сайтів, можна з великою впевненістю сказати, що перед нами фінансист з гарною професійною підготовкою, швидше за все, це не просто виконавець, а людина ініціативна і яка знаходиться в контексті ситуації.
3. Особистісно-орієнтовані. Це питання із серії «Ваша головна сімейна традиція?», «Які ваші уподобання у виборі місця відпочинку?». Оцінка відповідей дозволить зробити висновки про особистісні особливості кандидата (схильність до самотності, агресивність, особливості спілкування, у тому числі серед колег тощо).
4. Оцінка домагань. Питання цієї серії націлені на бачення професійного майбутнього кандидата, у тому числі у компанії-роботодавця. Це такі питання, як: «Яким ви бачите себе через 10 років?»; “Ваша найбільша кар’єрна мета?”. За відповідями претендента можна судити про рівень професійної самооцінки людини, її прагнень та амбіцій. Наприклад, менеджер із продажу стверджує, що через один рік він бачить себе начальником відділу продажів, а керівництво компанії-роботодавця не зацікавлене у керівних співробітниках на даний момент, таким чином ця відповідь не зіграє на руку кандидату.

Рекомендації щодо відповідей кандидата на абстрактні питання спеціаліста з управління персоналом.

1. Відповідати треба максимально чесно, не намагаючись виглядати якнайкраще, приносячи в жертву власні принципи та переконання.
2. Добре б до моменту співбесіди детально вивчити вакансію, під час співбесіди уважно слухати, щоб вчасно скоригувати свої відповіді, оскільки, наприклад, відсутність у компанії планів на введення керівної позиції може йти врозріз із вашими орієнтирами.
3. Будьте активними. Ставте питання самі, спілкуйтеся зі співрозмовником (вдайтеся до розгорнутих відповідей, емоційно підкріплених), не змушуйте моделювати ситуацію допиту.

При цьому слід пам’ятати, що вибір робить не лише роботодавець, а й кандидат на вакантну посаду.

Рекомендується після проведення співбесіди фахівцю з управління персоналом написати докладний звіт, оцінивши кожного кандидата відповідно до вимог.

Для ухвалення остаточного вибору слід відповісти на такі запитання.

1. Чи впорається кандидат із роботою?
2. Чи хоче він працювати?
3. Наскільки гнучким він буде в колективі?