Внутрішньобанківський документообіг – Сукупність банківських норм і правил, що регулюють послідовність проходження документів по підрозділах банку (управління, відділу, групи і т.д.), порядок їх обробки, оформлення та контролю під час здійснення банківських операцій.
Мета внутрішньобанківського документообігу – забезпечити ефективність банківських технологій та їх внутрішньобанківського контролю, прискорення руху коштів у розрахунках, найкоротший шлях проходження документів без повторної їх передачі персоналу, безпеку та захист від проникнення в обіг фальшивих документів.
Усі операції банків відбуваються у банку та відображаються у бухгалтерському обліку на підставі первинних облікових документів, оформлених у встановленому законодавством порядку. Первинні облікові документи надходять у банк від клієнтів, інших банків, а також складаються в банках та містять необхідну інформацію про характер операцій, що дозволяє перевірити їхню законність та здійснювати внутрішній контроль.
При оформленні банківських операцій застосовуються форми первинних облікових документів, передбачені нормативними правовими актами Національного банку України з їх проведення. При оформленні операцій з інших видів діяльності застосовуються типові форми документів, затверджені Міністерством фінансів та інші органами управління, здійснюють методологічне керівництво бухгалтерським обліком та звітністю організацій відповідних галузей економіки. У встановлених Національним банком випадках банк також може самостійно розробляти та затверджувати форми первинних облікових документів.
Первинні облікові документи, на підставі яких здійснюються записи за рахунками бухгалтерського обліку, повинні містити номери кореспондуючих рахунків за дебетом та кредитом, суму операції, призначення платежу, що містить необхідну інформацію про характер операції, дату операції, підпис відповідального виконавця, підпис контролера (якщо операція підлягає додаткового контролю).
Затверджені Національним банком первинні облікові документи, на підставі яких здійснюються записи за рахунками бухгалтерського обліку, поділяються на:
- Розрахункові документи. Розрахунковими документами проводиться оформлення безготівкових операцій банку та його клієнтів.
- Касові документи. Касові документи застосовуються при оформленні операцій, передбачених нормативними правовими актами Національного банку України з касової роботи.
- Меморіальні ордери. Меморіальні ордери застосовуються для здійснення та відображення у бухгалтерському обліку внутрішньобанківських операцій та операцій банку та клієнтів з безготівкового перерахування коштів відповідно до нормативних правових актів Національного банку України.
- Позабалансові ордери. Позабалансовими ордерами (прибутковими чи видатковими) оформляються операції з позабалансових рахунках.
Обліковою політикою банку має бути передбачений графік документообігу. Документообіг – це рух первинних облікових документів та регістрів бухгалтерського обліку, пов’язаний з оформленням, реєстрацією, перевіркою, обліком, контролем операцій, а також з їх обробкою та зберіганням.
За кожен робочий день не пізніше наступного робочого дня банком має бути забезпечено формування первинних облікових документів, на підставі яких виконано бухгалтерські записи. Порядок формування, звіряння та зберігання первинних облікових документів банк визначає самостійно у локальних нормативних правових актах з урахуванням законодавства. Виняток становлять касові документи, формування яких здійснюється у строки та у порядку, встановлені нормативними правовими актами Національного банку з організації касової роботи у банках.
(Див. Безготівкові розрахунки, Касові операції)
