Уніфіковані системи документації бюджетних установ – Комплекс стандартів взаємопов’язаних форм документів, правил і положень, що встановлюють вимоги до змісту, побудови та оформлення документів.
Термін «уніфікація документів» означає встановлення однаковості складу та форм управлінських документів, що фіксують однотипні управлінські функції. Уніфікована система документації – це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Уніфікація проводиться з метою:
- скорочення невиправданої кількості документів, що застосовуються у діяльності організації;
- типізації їх форм (структури, мовних конструкцій);
- зниження витрат (трудових, матеріальних, тимчасових) на підготовку та обробку документів, їх обліку та зберігання;
- досягнення інформаційної сумісності різних систем документації
Уніфіковані системи документації бюджетних установ використовуються для планування видатків бюджетних установ, ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про отримані бюджетні кошти та їх використання, для оперативного управління з боку вищих та фінансових органів на основі застосування економіко-математичних методів та засобів обчислювальної техніки.
Склад системи документації обумовлений взаємозв’язком функцій щодо складання, обліку та контролю за витрачанням державних коштів за їх цільовим призначенням.
Уніфікована система документації бюджетних установ встановлює склад фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ. Фінансові документи є носіями інформації для розробки (складання) бюджетів. Облікові документи призначені для реєстрації операцій, пов’язаних із надходженням та витрачанням коштів, що виділяються бюджетними установами. Звітні документи є результатом бухгалтерського обліку та призначені для здійснення контролю за раціональним використанням виділених бюджетних коштів та матеріальних цінностей.
Уніфіковані системи документації бюджетних установ визначають порядок розроблення, погодження, затвердження, кодування форм документації.
