Системи та процеси є фундаментом для побудови успішної та ефективної бізнес-компанії. Кожен аспект вашого бізнесу – у виробничому цеху, на складі чи в офісі – є частиною системи, якою можна керувати чи вдосконалювати, застосовуючи відповідні принципи.
Бізнес-система призначена для гармонійного поєднання всіх складових елементів організації та взаємопов’язаних етапів спільної роботи для досягнення бізнес-стратегії.
Бізнес-система є пов’язане і повна безліч бізнес-процесів, що реалізуються в рамках однієї організаційно оформленої бізнес-одиниці при досягненні її цілей. p align=”justify”> Бізнес-система є категорією процесної моделі підприємства, вираженої за допомогою системного підходу в рамках процесного управління.
Бізнес-система – це цілісне безліч бізнес-процесів, що реалізуються організаційною одиницею для досягнення її стратегічних цілей.
Створення ефективних бізнес-систем часто поєднує вирішення проблем та прийняття управлінських рішень в організації. Під бізнес-системою у сенсі розуміється будь-яка економічна, адміністративна, організаційна та інша система, що у ринкових умов із єдиною метою отримання максимально можливої вигоди.
Для побудови бізнесової системи важливо визначити системні обмеження. Бізнес-система може охоплювати як всю організацію (в даному випадку йдеться про організаційну модель), так і окрему її частину (наприклад, кадрова система з пошуку, підбору та найму нових співробітників).
Зміст
Навіщо запроваджувати бізнес-систему?
Існує ряд причин з яких компаніям слід впроваджувати бізнес-системи.
Підвищення продуктивності. Частиною бізнес-системи є розробка та впровадження стратегій, бізнес-процесів та стратегічного планування в організації. Ці основні елементи дозволяють не тільки чітко визначити цілі (куди рухатиметься компанія), а й оптимізувати інструментарій їх досягнення (як досягатимуть цілі). Результатом такої оптимізації є підвищення продуктивності.
Задоволення очікувань клієнта. Якщо компанія використовуватиме системний підхід, то вона зможе виміряти, порівняти та проаналізувати всі потреби клієнтів. Це, зокрема, дозволить отримувати регулярну інформацію про ті галузі, які необхідно покращити, і, що ще важливіше, дозволить своєчасно ідентифікувати незадоволені потреби клієнтів. Бізнес-система є ключем до покращення бренду, який організація проектує на спільноту, включаючи клієнтів, співробітників та постачальників.
Узгоджені результати. Незалежно від того, чи ми розглядаємо безпеку, якість або своєчасність виконання поставлених завдань, бізнес-система розробляється таким чином, щоб надавати ефективні, дієві та регулярні результати. Образно кажучи, бізнес-система це «процес для вдосконалення ваших процесів». Налагоджена бізнес-система дозволяє усунути дубльовані, конфліктуючі та непотрібні операції.
Залучення співробітників. Метою бізнес-системи є забезпечення належної освіти (підвищення кваліфікації) для всіх співробітників та можливостей для реалізації їхніх творчих ідей, щоб підвищити особисту зацікавленість персоналу, що зрештою позначиться на ефективності та результативності їхньої роботи. Крім того, наявність бізнес-системи дозволить швидко інтегрувати нових співробітників та дозволить їм побачити свою роль в організації та висувати нові ідеї.
Зниження витрат та збільшення прибутку. Неодноразово доведено, що запровадження надійної бізнес-системи допомагає скоротити витрати та збільшити прибуток. При цьому бізнес-система дозволяє знизити витрати без «урізання» витрат, які зазвичай відбуваються на шкоду якості продукції, що випускається, або рівню обслуговування.
Елементи бізнес-системи
Будь-яка бізнес-система включає 4 основні елементи.
Стратегія
Для побудови ефективної бізнес-системи насамперед потрібна стратегія, тобто. бізнес-система має будуватися від стратегії, а чи не навпаки. Спроба побудувати бізнес-систему на основі «кривих» бізнес-процесів закінчується фіаско.
Стратегія є обґрунтованою програмою покращень організації бізнесу в розрізі чотирьох ключових областей:
- конкурентні переваги;
- організаційні перетворення;
- фінансова оптимізація;
- операційні покращення.
Всі ці галузі взаємопов’язані між собою і залежать від шляху розвитку, який вибирається за результатами проекту розробки стратегії.
Технології
Технологія є комплексом різних методів і процесів у певній сфері діяльності системи для досягнення прогнозованого результату. Практично технологія перетворює наявні ресурси (точка входу) в прийнятні результати (точка виходу), тобто. технологія сприяє досягненню поставлених цілей та завдань.
Технології повинні враховувати фактори зовнішнього та внутрішнього середовища організації, а також наявні ресурси та у разі їх зміни повинні переглядатися (коригуватися) для досягнення максимальної ефективності.
Персонал
Персонал організації приводить у дію технології бізнес-системи, тому дуже важливо, щоб не тільки було здійснено грамотний підбір персоналу з належним рівнем кваліфікації, а й проведено відповідну роботу зі співробітниками. Зокрема мають бути озвучені персональні цілі та завдання, проведений відповідний інструктаж тощо.
Управління
Управління покликане забезпечити коректність функціонування технологій лише на рівні бізнес-системи. Управління виконує такі функції:
- планування;
- організація;
- координація;
- мотивація;
- контроль.
Для здійснення функцій управління в організації має бути встановлена, наприклад, система ключових показників ефективності, затверджено та реалізовано належну систему мотивації праці тощо.
Особливості бізнес-систем
Аналіз бізнес-систем низки компаній свідчить про наявність певних особливостей, серед яких можна назвати:
- Унікальність. Існуючі аналоги бізнес-систем помітно відрізняються один від одного.
- Слабка структурованість теоретичних та фактичних знань про систему. Оскільки бізнес-системи, що вивчаються, унікальні, то процес накопичення і систематизації знань про них утруднений. Слід зазначити слабку вивченість низки процесів, значний вплив людського чинника, неможливість чи обмеженість «натурного експерименту».
- Складовий характер системи. Одну з основних характеристик складних систем становить взаємодія виділених підсистем (бізнес-процесів). Для забезпечення функціонування всієї системи як цілого необхідно враховувати результат впливу однієї підсистеми на іншу та їхню взаємодію із зовнішнім середовищем.
- Різнорідність підсистем та елементів, що становлять систему. Складові систему елементи різнорідні у різних сенсах: фізичному, функціональному, інформаційному, математичному.
- Випадковість та невизначеність факторів, що діють у системі. Прикладами подібних факторів можуть бути погодні умови, випадкові відмови обладнання, транспорту, пристроїв укладання і т.д. Облік цих факторів призводить до різкого ускладнення завдань та збільшує трудомісткість досліджень.
- Багатокритеріальність оцінок процесів, що протікають у системі. Неможливість однозначної оцінки диктується такими обставинами: наявністю множини підсистем, кожна з яких оцінюється за своїми критеріями; множинністю показників (іноді суперечливих), що характеризують роботу всієї бізнес-системи (наприклад, прибутковість, норма повернення інвестицій та ін.); наявністю неформалізованих критеріїв, що використовуються під час прийняття рішень (у разі, коли рішення засновані, наприклад, на практичному досвіді осіб, які приймають рішення).
- Велика розмірність системи. Ця особливість системи зумовлює потребу у спеціальних способах побудови та аналізу моделей.
