Рахунок-фактура (Invoice) – комерційний документ у вигляді рахунку, який виписується продавцем на ім’я покупця після замовлення товару покупцем. Рахунок-фактура містить відомості про товар та ціну його продажу.
Рахунок-фактура є основою здійснення оплати товару покупцем. Рахунок-фактура додається до розрахункових документів і є підтвердженням суми та правильності платежу під час здійснення бухгалтерського обліку, документальних перевірок тощо.
Рахунок-фактура – один із видів відвантажувальних документів. Являє собою оформлений письмово рахунок на відвантажений товар або надані послуги, що виписується продавцем (консигнантом) на ім’я покупця (споживача) у точній відповідності до умов контракту.
Рахунок-фактура застосовується в оптовій та зовнішній торгівлі. У зовнішній торгівлі рахунок-фактура повинен відповідати офіційним вимогам країни-імпортера товару (імпортні обмеження, мита), записи даних мають бути адекватні записам інших відвантажувальних документів.
Комерційний рахунок-фактура (commerсial invoice) зазвичай містить опис товарів та вказівку того, коли і де вони були відправлені продавцем, який відповідає за їхнє страхування у дорозі, а також умови оплати.
Рахунок-фактура – рахунок, що виписується продавцем на ім’я покупця і засвідчує фактичне постачання товару чи послуг та їх вартість. Рахунок-фактура виписується після остаточного приймання товару покупцем. Містить деталі угоди з продажу, включаючи обсяг (кількість одиниць), ціну за одиницю, загальну ціну, умови продажу, спосіб доставки.
У роздрібній компанії рахунок-фактуру готують у момент угоди. В оптовій компанії рахунок-фактура готується після отримання бухгалтерією повідомлення від відділу відправки у тому, що вантаж був висланий покупцю.
При розрахунках з податку на додану вартість платники податку на додану вартість, при скоєнні операцій з реалізації товарів (робіт, послуг), як оподатковуваних на додану вартість, так і не оподатковуваних, складають та ведуть журнали обліку рахунків-фактур, книгу продажів та книгу покупок.
Кожне відвантаження товару (виконання роботи, надання послуги) оформляється складанням рахунку-фактури та реєстрацією її у книзі продажів та у книзі покупок. Рахунок-фактура складається організацією-постачальником (підрядником) на ім’я організації покупця (замовника) у двох примірниках, перший з яких не пізніше ніж за 10 днів з дати відвантаження товару (виконання роботи, надання послуги) або передоплати (авансу) представляється постачальником покупцю та дає право на залік (відшкодування) сум податку додану вартість. Другий екземпляр (копія) рахунки-фактури залишається у постачальника для відображення у книзі продажу та нарахування податку на додану вартість при реалізації товарів (робіт, послуг).
Рахунок-фактура підписується керівником та головним бухгалтером організації постачальника, а також особою, відповідальною за відпустку товарів (робіт, послуг) та скріплюється печаткою організації. При отриманні товарів (робіт, послуг) рахунок-фактура підписується покупцем чи його уповноваженим представником.
Крім основної функції документа, що вказує суму платежу, рахунок-фактура може бути використаний як накладна, що спрямовується з товаром. Виписаний на спеціальному бланку рахунок-фактура може бути сертифікатом про походження товару.
Рахунок-фактура має велику різноманітність форм.
Комерційна фактура оформляється продавцем за стандартною формою та видається покупцю.
Попередній, або тимчасовий, рахунок видається у разі, коли остаточні деталі угоди на момент відвантаження невідомі чи його умови передбачають можливу відмову покупця від товару.
Остаточний рахунок оформляється для уточнення розмірів розрахунку за угодою та видається у випадках, коли раніше оформлялися попередні рахунки.
Рахунок-меморандум — платіжний документ, складений у короткій формі (допускається оформлення та письмово); не розглядається продавцем як офіційний, але використовується в цій якості покупцем.
Митна фактура — спеціальний рахунок, що додається до комерційної фактури та вручається митній владі країни-імпортера. Заповнюється за встановленою стандартною формою. Містить деякі дані, крім комерційної фактури.
Консульська фактура – Особлива форма митної фактури. Оформляється у разі, коли потрібно спеціальне підтвердження (легалізація) країни-імпортера щодо відповідності імпортному ліцензуванню, спрощення митних процедур чи з метою збору коштів утримання місцевих консульств.
(Див. платник, Розрахунок).
