Первинні облікові документи (Primary accounting documents) – письмове свідоцтво про вчинення фактів господарського життя.
Первинні облікові документи – за законодавством про бухгалтерський облік виправдувальні документи, якими повинні оформлятися всі господарські операції, що проводяться організацією, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, що складаються в момент скоєння господарської операції або відразу після її завершення та засвідчують факт скоєння відповідної операції.
Оскільки оформлення первинних облікових документів є початком облікової реєстрації господарських операцій, вони є основою облікової інформації, забезпечуючи бухгалтерський облік відомостями, необхідними для суцільного та безперервного відображення господарської діяльності організації. До первинних облікових документів відносяться замовлення, договори, акти здачі-приймання, платіжні доручення, касові прибуткові та видаткові ордери, накладні, рахунки-фактури, наряди, квитанції, товарні чеки та інші подібні документи. Інформація, що міститься у первинних облікових документах, систематизується та накопичується у процесі ведення регістрів бухгалтерського обліку.
Первинні облікові документи повинні бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Упорядкування первинних документів – початкова стадія облікової реєстрації господарських операцій.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, повинні містити такі обов’язкові реквізити:
- Назва документу;
- дату складання документа;
- найменування організації, від імені якої складено документ;
- утримання господарської операції;
- вимірники господарської операції у натуральному та грошовому вираженні;
- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- особисті підписи вказаних осіб.
Список осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджує керівник організації за погодженням з головним бухгалтером.
Документи, якими оформлюються господарські операції з грошима, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами.
Своєчасне та якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення в бухгалтерському обліку, а також достовірність даних, що містяться в них, забезпечують особи, які склали та підписали ці документи.
Внесення виправлень до касових та банківських документів не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що має бути підтверджено підписами тих самих осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.
Для здійснення контролю та впорядкування обробки даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.
Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов’язана виготовляти за свій рахунок копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, які здійснюють контроль відповідно до законодавства, суду та прокуратури.
Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства та прокуратури, судами, податковими інспекціями та органами внутрішніх справ на підставі їх ухвал відповідно до чинного законодавства.
Головний бухгалтер або інша посадова особа організації має право з дозволу та у присутності представників органів, які проводять вилучення документів, зняти з них копії із зазначенням підстави та дати вилучення.
