Інвентаризація (з ньому. Inventar від лат. inventаrium – розпис, опис; англ. inventory/stock-taking) – періодична перевірка наявності, стану та оцінки активів та фінансових зобов’язань.
Мета інвентаризації – забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності.
Завдання інвентаризації – перевірка збереження майна шляхом зіставлення фактичних залишків цінностей з обліковими, стан ваговимірювального господарства, правильності зберігання товарно-матеріальних цінностей, виявлення фактів господарського життя, що безпосередньо не відображаються в бухгалтерському обліку (втрати внаслідок природних втрат, розкрадання, помилки при проведенні операцій з цінностями і т.п.).
Терміни інвентаризації визначає керівник організації. Об’єкти та періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов’язковим відповідно до законодавства – перед складанням річної бухгалтерської звітності, при зміні матеріально відповідальних осіб та в інших випадках.
Інвентаризації можуть бути планові та позапланові, повні та часткові, поточні та річні.
Планові інвентаризації проводять згідно з планом (графіком), затвердженим керівником організації.
Позапланові інвентаризації проводять у випадках особливої необхідності (при крадіжках, стихійних лих тощо).
При повної інвентаризації перевіряють всі види майна та зобов’язань, при часткової інвентаризації – Якусь їх частина.
Поточні інвентаризації проводять протягом року, річні інвентаризації – Перед складанням річної бухгалтерської звітності.
Для інвентаризації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. При малому обсязі робіт та наявності в організації ревізійної комісії проведення інвентаризації покладається на неї. За великого обсягу робіт для своєчасного проведення інвентаризації створюються робочі інвентаризаційні комісії. Персональний склад інвентаризаційних комісій (постійно діючих та робітників) затверджується керівником організації. Вони включають представників адміністрації організації, працівників бухгалтерської служби, інших фахівців (інженерів, економістів, техніків тощо). На проведення інвентаризації керівник організації видає наказ.
Порядок проведення, документального оформлення та виявлення результатів інвентаризації встановлено Методичними вказівками щодо інвентаризації майна та фінансових зобов’язань.
Фактична наявність майна визначається шляхом обов’язкового підрахунку, зважування та обмірювання. Інвентаризація розрахунків полягає у перевірці обґрунтованості сум, що числяться на рахунках бухгалтерського обліку, у т.ч. шляхом зустрічної документальної вивірки розрахунків із сторонніми організаціями та установами.
Відомості про фактичну наявність майна та реальність дебіторської та кредиторської заборгованості записуються в інвентаризаційному описі. Після закінчення інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності її проведення, результати яких оформлюються актом.
Інвентаризаційні описи здаються у бухгалтерію, яка перевіряє правильність їх оформлення, цін, таксування та підрахунків та виявляє результати інвентаризації.
По майну, при інвентаризації якого виявлено відхилення фактичних залишків від облікових даних, становлять звірювальні відомості, де вказують суми надлишків та/або нестачі цінностей. Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна та даними бухгалтерського обліку відображають на рахунках бухгалтерського обліку у такому порядку:
- надлишок майна припадає та відповідну суму зараховують на фінансові результати організації (у бюджетної організації – на збільшення фінансування (фондів));
- нестачу майна у межах норм природних втрат відносять на витрати виробництва або звернення, нестачу понад норми, а також псування – за рахунок винних осіб. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні з них, то збитки від нестачі майна та його псування списуються на фінансові результати організації, а бюджетна організація – на зменшення фінансування (фондів).
Причини виникнення надлишків надалі мають бути встановлені. Взаємний залік надлишків і недостач у результаті пересортиці може бути допущений лише як виняток за один і той же період, що перевіряється, в однієї і тієї ж особи, що перевіряється, щодо товарно-матеріальних цінностей одного і того ж найменування і в тотожних кількостях. Норми убутку можуть застосовуватися лише у випадках виявлених фактичних недостач, після заліку недостач цінностей надлишками по пересортиці.
До складу документів, представлених для оформлення списання нестач цінностей понад норми убутку та псування, повинні бути включені рішення слідчих або судових органів, що підтверджують відсутність винних осіб або відмову на стягнення збитків з винних осіб, або отримані від відділу технічного контролю або відповідних спеціалізованих організацій (інспекцій за якістю та інших) висновки про факт псування цінностей.
Пропозиції регулювання виявлених інвентаризацією розбіжностей фактичного наявності цінностей і даних бухгалтерського обліку представляються постійно діючої інвентаризаційної комісією на розгляд керівника організації, який приймає остаточне рішення. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку та звітності того місяця, в якому було закінчено інвентаризацію, а щодо річної інвентаризації – у річному бухгалтерському звіті.
