Аутсорсинг (Outsourcing) — це виконання певних функцій та робіт, які традиційно вважаються «внутрішніми» та виконуються штатними працівниками шляхом залучення зовнішніх незалежних сторін на договірній основі. Аутсорсинг використовується у сферах обслуговування, інформатизації, консалтингу тощо. з метою оптимізації процесів у компанії/банку та зменшення витрат.
Аутсорсинг (від англ. outsourcing: (outer-source-using) використання зовнішнього джерела та/або ресурсу) – передача організацією, на підставі договору, певних видів або функцій виробничої підприємницької діяльності іншій компанії, що діє у потрібній області. На відміну від послуг та підтримки, що мають разовий, епізодичний або випадковий характер та обмежені початком і кінцем, на аутсорсинг зазвичай передаються функції з професійної підтримки безперебійної роботи окремих систем та інфраструктури на основі тривалого контракту (не менше 1 року).
Аутсорсинг дозволяє підвищити ефективність підприємства в цілому і використовувати організаційні, фінансові та людські ресурси, що звільнилися, для розвитку нових напрямків або концентрації зусиль, що не потребують підвищеної уваги.
У вітчизняній практиці на аутсорсинг найчастіше передаються такі функції як ведення бухгалтерського обліку, забезпечення функціонування офісу, перекладацькі послуги, транспортні послуги, підтримка роботи комп’ютерної мережі та інформаційної інфраструктури, рекламні послуги, забезпечення безпеки.
За даними Інституту аутсорсингу (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг є видом оптимізації діяльності підприємств, причому найбільше зростання спостерігається у сфері фінансів і бухгалтерського обліку. Статистика, зібрана в 1997 році Американською асоціацією управління, показала, що вже тоді 20% з-поміж 600 опитаних фірм передали на аутсорсинг хоча б деяку частину фінансових та бухгалтерських операцій, а 80% – частину адміністративних функцій.
Останнім часом аутсорсинг використовується в багатьох країнах світу в інформаційному та консалтинговому обслуговуванні банків, у процесі організації готівкового грошового обігу шляхом передачі функцій з інкасації, транспортування, обробки банкнот та монет комерційним організаціям.
Бухгалтерський аутсорсинг – один із варіантів бухгалтерського забезпечення функцій обліку та звітності на підприємстві, за яке несе повну відповідальність, відповідно до законодавства, керівник підприємства. В даному варіанті з метою забезпечення бухгалтерського обліку на своєму підприємстві та підготовки необхідної звітності використовується спеціалізована компанія. Форми співробітництва можуть бути дуже різноманітними, починаючи від формування «нульової звітності» і до регулярного співробітництва на щоденній основі.
Теоретично та практично, бухгалтерська компанія може повністю виконувати всі функції бухгалтерії підприємства аж до виконання банківських платежів та виставляння первинних документів контрагентам. Однак це не виключає можливості побудови досить складних та гнучких бізнес-процесів із використанням зовнішніх компаній та власних співробітників для досягнення максимальної ефективності.
Не варто плутати аутсорсинг бухгалтерії із залученням позаштатного бухгалтера. Аутсорсингу властива головним чином передача регулярних функцій. У той час як залучення позаштатного фахівця необхідно розцінювати як передачу епізодичних обсягів робіт конкретному виконавцю.
Одним із очевидних недоліків аутсорсингу фінансових процесів та бухгалтерського обліку є побоювання замовників за збереження належної їм фінансової інформації, за правильність ведення та надання фінансової та податкової звітності до регулюючих органів. І хоча великі аутсорсингові компанії мають відповідну компетенцію і несуть відповідальність перед замовником за правильність та своєчасність надання інформації, проте, саме фінансовий відділ та бухгалтерія замовника відповідають перед державою за правильність та своєчасність звітності. Як наслідок, великі замовники неохоче йдуть на такий аутсорсинг, воліючи вести бухгалтерію самостійно. Як наслідок, критично важливим активом будь-якої аутсорсингової компанії є її репутація на ринку та відгуки клієнтів, що вже відбулися.
За допомогою аутсорсингу можна здійснити інвентаризаційний аудит. Передача процесу інвентаризації на аутсорсинг, зазвичай, пов’язані з вирішенням проблем, що з урахуванням майна. Використовується технологія, що базується на штриховому кодуванні. Носієм інформації про об’єкт, що враховується, є спеціальна самоклеюча етикетка зі штрихкодом, що руйнується при спробі її зняття (аналог інвентарної бирки). Основні засоби, товари та матеріали маркуються етикетками чи бирками. Для збору інформації про майно під час проведення інвентаризації використовуються термінали збору даних із вбудованим сканером штрих-коду.
Аутсорсинг розрахунку заробітної плати зазвичай ґрунтується на бізнес-моделі SaaS. При цьому мається на увазі саме розрахунок заробітної плати, преміальних, відрядження, допомог, компенсацій тощо, а не здійснення виплат.
Будь-яка компанія змушена вирішувати завдання, пов’язані з управлінням персоналом – наймом співробітників, розрахунком компенсацій та податковою звітністю. При цьому подібна діяльність є профільною лише для кадрових агенцій. Саме тому практика аутсорсингу управління персоналом (англ. HRO, Human Resources Outsourcing) набула значної популярності. Найчастіше передаються процеси, пов’язані з підбором та пошуком співробітників (а також лізингом персоналу та аутстаффінгом), рідше – процеси кадрового адміністрування та розрахунку заробітної плати.
Основними напрямками використання аутсорсингу персоналу є:
- Аутсорсинг логістичного та складського персоналу. Саме застосування аутсорсингу логістичного та складського персоналу є рішенням для підприємств, які потребують швидкого запуску та забезпечення функціонування цілого напряму.
- Аутсорсинг будівельного персоналу Підприємства, що користуються аутсорсингом будівельного персоналу, вирішують питання сезонної активності свого напряму.
- Аутсорсинг торгового персоналу. Використання аутсорсингу торгового персоналу забезпечує будь-яку мережу необхідною кількістю персоналу безпосередньо з дня її відкриття.
- Аутсорсинг готельного та ресторанного персоналу. Питання високої кваліфікації співробітників, яка має прямий вплив на рівень задоволеності відвідувачів, вирішується за допомогою аутсорсингу готельного та ресторанного персоналу.
- Аутсорсинг виробничого персоналу Складнощі у виконанні допоміжних процесів виключаються у разі застосування аутсорсингу виробничого персоналу. При цьому, аутсорсингу персоналу по плечу будь-який напрямок.
Виведення персоналу за штат (аутстаффінг) – кадрове агентство (або інша структура) оформляє співробітників компанії у свій штат, при цьому співробітник залишається на своєму робочому місці та виконує колишні обов’язки. Залежно від особливостей оподаткування це може істотно знизити реальну вартість найму або дозволити отримати спеціальні пільги для компаній з малим штатом. Розвитком цієї ситуації є напрямок тимчасово вільного персоналу працювати в різні підприємства (лізинг персоналу).
Рітейл аутсорсинг (від англ. retail outsourcing: використання зовнішнього джерела/ресурсу в роздрібній торгівлі) — один з різновидів аутсорсингу бізнес-процесів, що передбачає передачу ряду операційних функцій роздрібного підприємства стороннім спеціалізованим підрядникам. Насамперед, йдеться про ресурсне забезпечення логістичних та розрахунково-касових функцій у торговій точці. Включає різні види робіт, пов’язані з рухом товарів від виробника до конкретного місця на полиці магазину, у тому числі транспортування, складське обслуговування, виконання касових операцій, супровід на прилавку та мерчандайзингу. Крім того, до рітейлу аутсорсингу відносяться функції, пов’язані з упаковкою, фасуванням та комплектацією товарів, які можуть здійснюватися зовнішніми компаніями як на своїх виробничих потужностях, так і безпосередньо на складах та торгових площах роздрібних підприємств. До обов’язків підрядників, що залучаються, входить постановка всього бізнес-процесу «під ключ», у тому числі підбір, навчання та ротація задіяного лінійного персоналу, контроль якості послуг, оформлення необхідної дозвільної документації та допусків.
Ще одним поширеним прикладом аутсорсинг бізнес-процесів є аутсорсинг процесів у галузі управління взаємовідносинами з клієнтами (англ. CRM) і, зокрема, аутсорсинг обробки телефонних викликів та передача на бік кол-центрів. Багато західних компаній використовують саме цей тип аутсорсингу, розміщуючи кол-центри в місцях з дешевою робочою силою, найчастіше, в інших країнах.
Юридичний аутсорсинг. Нерідко компанії замість штатного юриста вважають за краще користуватися аутсорсингом. Як правило, це обходиться значно дешевше, ніж утримання власного фахівця. Юридичні послуги, як і бухгалтерські, потрібні будь-якому підприємству, установі чи громадській організації, але здебільшого навантаження просто недостатньо, щоб зробити вигідним використання штатного юриста, особливо у сфері бізнесу.
ІТ-аутсорсинг передбачає делегування зовнішньої спеціалізованої компанії вирішення питань, пов’язаних з розробкою, впровадженням та супроводом інформаційних систем як на рівні інфраструктури підприємства (супровід обладнання або ПЗ), так і обсягів робіт, пов’язаних з розвитком та/або підтримкою функціонування окремих ділянок системи ( програмування, хостинг, тестування та ін.).
(Див. Комерційний касовий центр, СІТ-компанія).
