Зміст
Загальний опис моделі «Аналіз накладних витрат»
Аналіз накладних витрат (overhead value analysis, OVA) – це підхід, який використовується для пошуку можливостей, що дозволяють знизити накладні витрати в компанії. Головне в цій моделі — скорочення кількості неосновних видів діяльності та послуг та оптимізація тих, що залишилися.
Цей аналіз дозволяє зробити такі можливості наочними та порівняти витрати на ведення неосновних видів діяльності з кінцевими результатами основних процесів, для визначення яких можна скористатися моделлю ланцюжка створення цінності Портера.
Коли слід застосовувати модель аналізу накладних витрат
Аналіз накладних витрат може бути використаний для проведення реорганізації видів діяльності та виключення тих з них, які вимагають надмірно високих накладних витрат. Однак на практиці керівники та менеджери часто застосовують цей метод і як превентивний, і як останній з можливих засобів. При цьому бажаний результат не обов’язково пов’язаний лише зі скороченням витрат; багато компаній хочуть лише краще розібратися у попиті внутрішніх споживачів на послуги. Зрозуміло, що цей аналіз значно впливає на неосновні види діяльності людей, які ними займаються.
Першими сигналами, що свідчать, що клієнту, виробнику сучасних технічних засобів дистанційного управління, зокрема військового призначення, необхідно наново оцінити другорядні організаційні функції, були погіршення фінансових результатів і відсутність організаційної гнучкості. Для аналізу накладних витрат та виявлення видів діяльності, під час яких виникають такі витрати, а також для підготовки спочатку ранжованого списку всіх видів діяльності та пов’язаних з ними витрат було сформовано команду фахівців. Після цього було вирішено провести повномасштабний проект OVA, щоб реструктурувати компанію і значно знизити число другорядних функцій. Результатом став перехід компанії від функціональної структури до структури у вигляді бізнес-одиниць, орієнтованих на запити ринку. При такому підході підрозділи надають цінність своїм внутрішнім споживачам, а багато завдань, які були розділені на первинні і вторинні функції, стали вирішуватися децентралізовано. Перетворення отримали у компанії широку підтримку, оскільки всі сторони вважали, що вони беруть участь у власній “трансформації”.
Як слід користуватися моделлю аналізу накладних витрат
Під час проведення аналізу накладних витрат слід виконати шість базових кроків.
- Закладення фундаменту, що включає, крім іншого, визначення необхідного обсягу продукції, що випускається, і необхідних для цього видів діяльності, а також оцінку кінцевого продукту.
- Складання впорядкованого списку видів діяльності та пов’язаних з ними витрат. При виконанні цього кроку оцінюються витрати на сировину та інші ресурси, витрати, пов’язані з видами діяльності, та розподіляються витрати за видами продукції, для чого часто застосовується функціонально-вартісний аналіз.
- Проведення споживчої оцінки послуг та продукції, що випускається. У ході цієї оцінки визначається наступне: необхідність продукту для споживача (тобто є вона критичною або продукт просто бажаний для покупця і несе йому вигоду), якість, кількість і вартість. Споживачів просять оцінити наявну продукцію та вказати, як її можна покращити. Під час проведення споживчої оцінки застосовуються співбесіди та анкети.
- Встановлення можливостей зниження витрат, взявши за основу виявлені потенційні поліпшення. Вирішення цього завдання спонукає компанію виступити із заявою про свої пріоритети щодо продукції, що випускається, і необхідні для цього види діяльності.
- Розміщення пріоритетів за можливостями, чому мають допомогти чотири елементи, що використовувалися до цього під час споживчої оцінки:
-
- Необхідність товару для споживача: чи додає він цінність?
- якість: чи досить вона висока?
- кількість: чи достатній обсяг продукції, що випускається?
- вартість: чи можна її зменшити?
Виявлення можливостей та їх розстановка за пріоритетом супроводжуються пошуком відповіді на важливе питання: чи слід усувати, змінювати, автоматизувати, інтегрувати та/або передавати на аутсорсинг деякі види діяльності? Цей процес вимагає прагматичного підходу, при якому керівники та менеджери компанії залучають експертів та менеджерів усіх відділів та підрозділів, що несуть накладні витрати.
- Реалізація всього набору змін, які обговорювалися протягом перших п’яти кроків та призвели до прийняття тих чи інших рішень.
Для того, щоб проект OVA був успішно реалізований, необхідне таке.
- Цілі компанії повинні бути відомі.
- Компанія має мати чітку структуру.
- Масштаби аналізу накладних витрат мають бути задані.
- Ніякі інші проекти не повинні накладатися на проект OVA та заважати його виконанню.
- У масштабах всієї компанії цього проекту має надаватись достатня підтримка.
Висновки
Результати аналізу накладних витрат часто представляють у вигляді статистичних показників, хоча більшість зібраних у ході даних насправді є якісною. Тому необхідні дані одержують від службовців, чию роботу можна обговорити. Можливо, для перевірки наданих персоналом даних є сенс вдатися до бенчмаркінгу. До інших пасток, в які можна потрапити при проведенні цього аналізу, відносяться:
- брак даних та інформації;
- недостатня підтримка результатів та аргументів;
- недостатня підтримка під час реалізації.
Як керівники і менеджери, так і аналітики повинні зробити цей аналіз настільки легким для персоналу, який бере участь у ньому, наскільки це можливо. Значною мірою потенційний успіх аналізу OVA залежить від того, чи вдалося домогтися такої залученості до нього учасників, при якій плани щодо його проведення розглядаються як самі, що розуміються. OVA часто застосовується у парі з функціонально-вартісним аналізом.
