Аналітичний облік (analytical accounting) – це облік, що дозволяє деталізувати відомості про об’єкт у грошовому та (або) натуральному вираженні. Аналітичний облік — облік, який ведеться в особових, матеріальних та інших аналітичних рахунках бухгалтерського обліку, що групують детальну інформацію про майно, зобов’язання та господарські операції всередині кожного синтетичного рахунку.
Дані синтетичного обліку конкретизуються в аналітичному обліку, який дає детальні показники в грошах, а за необхідності – і в натуральних вимірниках. Ступінь деталізації показників визначається залежно від конкретних умов. Аналітичні рахунки відкривають кожне найменування господарських коштів чи його джерел із кількісними характеристиками, ціною за одиницю та інші подібними показниками. Дані аналітичних рахунків звіряються з даними синтетичних рахунків. Аналітичний облік ведеться або на картках кількісно-сумового обліку, або, за умови, що облік не вимагає кількісного відображення, на картках.
Аналітичні рахунки — це рахунки, у яких об’єкти обліку відображаються детально, з точністю до конкретної матеріальної цінності або працівника організації. Такі рахунки відкриваються на додаток до синтетичних для більшої деталізації останніх. При аналітичному обліку детально відображаються приватні характеристики будь-якої господарської операції, що проводиться.
Деталізація у бухгалтерському обліку здійснюється за схемою: синтетичний облік – субрахунок – аналітичні рахунки (за найменуванням продукції, видами витрат, постачальникам, покупцям тощо).
Аналітичний облік характеризує:
- стан запасів;
- випуск готових виробів;
- розрахунки із покупцями, постачальниками, персоналом тощо.
На відміну від синтетичного обліку аналітичний облік ведеться у вартісних, а й у натуральних показниках. Натуральні показники аналітичного обліку дають можливість визначати результати інвентаризації (надлишки, недостачі).
Узагальнення даних аналітичного обліку досягається шляхом складання сальдових та оборотних відомостей. Підсумкові дані з аналітичних рахунків дозволяють отримати відомості з синтетичного рахунку, в результаті підсумки оборотів та сальдо за аналітичними рахунками повинні відповідати оборотам та залишку за рахунками синтетичного обліку. Це забезпечує контроль даних.
Для ведення аналітичного обліку застосовуються картки, книги, відомості, а при автоматизації обліку – машинограми, відеограми та файли на машиночитаних носіях (дискетах, жорстких дисках та ін.).
Між аналітичними та синтетичними рахунками існує взаємозв’язок:
- Сума залишків за аналітичними рахунками дорівнює сумі сальдо відповідного синтетичного рахунку.
- Сума оборотів з дебету аналітичних рахунків дорівнює обороту з дебету відповідного синтетичного рахунку.
- Сума оборотів за кредитом аналітичних рахунків дорівнює обороту за кредитом відповідного синтетичного рахунки.
- Якщо синтетичний рахунок активний, те й відповідні йому аналітичні рахунки також активні.
- Якщо синтетичний рахунок пасивний, то відповідні йому аналітичні рахунки теж пасивні.
Контроль правильності ведення рахунків здійснюється за допомогою оборотної відомості (оборотного балансу). Для її складання необхідно переписати з кожного рахунку дані про залишки на початок звітного періоду, обороти та залишки на кінець звітного періоду.
За даними аналітичного обліку можна стежити за станом запасів кожного виду товарно-матеріальних цінностей, здійсненням розрахунків із кожним постачальником, підрядником, робітником, дебітором, кредитором, підзвітною особою тощо.
В аналітичному обліку виробничі витрати показуються за статтями та об’єктами калькуляції, що дає можливість складати звітні калькуляції собівартості продукції, що випускається.
Записи господарських операцій на аналітичних рахунках виробляються виходячи з первинних документів.
Аналітичний облік є основою для формування даних синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться у картках (картки обліку матеріалів, картки обліку основних засобів, картки обліку дебіторів та кредиторів та ін.), у відомостях (розрахункова відомість, платіжна відомість), оборотних відомостях (матеріалів), сальдових відомостях, у книгах (амбарна книга) . Дані в них про рух окремих об’єктів обліку накопичуються, групуються, і отримані результати одночасно позначаються на відповідних синтетичних рахунках (у журналах-ордерах, Головній книзі, машинограмах).
