У цій статті ми розглянемо, що є система управління організацієюЯк її можна охарактеризувати, а також розглянемо функції та ключові компоненти системи управління.
Система управління організацією: поняття
Діяльність будь-якої компанії базується на використанні певних ресурсів (таких як основні засоби, оборотні активи, фінансові ресурси, технології, трудові ресурси і т.п.), поєднання яких дозволяє досягти фірмі поставлених цілей. І сполучною ланкою у цьому є саме система управління організацією.
Що таке система управління організацією відразу відповісти складно, т.к. це нематеріальний актив, який не можна помацати чи виміряти лінійкою. Але від якості функціонування системи управління організацією залежать інші показники компанії, які піддаються кількісному виміру, або, у крайньому випадку – суб’єктивної оцінки. До таких показників ставляться: прибуток від реалізації продукції, розмір прибутку, показники рентабельності, ринкова вартість підприємства, частка підприємства над ринком, вартість акцій підприємства її динаміка, впізнаваність бренду, лояльність споживачів тощо.
Якість системи управління організацією має безпосередній вплив на показники ефективності діяльності компанії, на динаміку їх розвитку, а також на поведінку самої організації як системи. Саме система управління організацією дає результати, а не використовувані ресурси, хоч би якими потужними вони були. Так, наприклад, велика корпорація може дозволити собі закупити новітнє технологічне обладнання, найсучасніші інформаційні системи, найняти висококваліфікованих фахівців тощо, але якщо не буде вибудувано систему управління організацією з усіма її компонентами та бізнес-процесами, досягти поставлених цілей та ефективних результатів діяльності навряд чи вдасться. Часто розбалансування системи управління стає причиною краху організації.
Система управління організацією є процес встановлення, регулювання та розвитку самоорганізованого поведінки окремих індивідів та його груп, утворюють організацію як єдине ціле. Система управління необхідна для виконання функцій управління у всіх підрозділах, бізнес-процесах та проектах.
Функції системи керування полягають у наступному:
- Формування умов самоорганізації індивідів:
- розробка та впровадження управлінської, фінансової, правової та організаційно-функціональної структур;
- розподіл функцій керування між індивідами;
- регламентація основних та допоміжних бізнес-процесів;
- встановлення порядку та форм повноважень та відповідальності окремих індивідів та їх груп, у тому числі вищого керівництва;
- визначення критеріїв та порядку оцінки діяльності окремих індивідів та їх груп;
- визначення порядку оплати праці, форм матеріальної та нематеріальної мотивації;
- встановлення системи цінностей, норм поведінки, внутрішньофірмових стандартів, традицій, звичаїв.
- Визначення ключової ідеї діяльності:
- формулювання сутності, призначення організації для внутрішніх та зовнішніх учасників;
- визначення цільових груп клієнтів, підходи до роботи з ними;
- формування портфеля стратегічних груп товарів;
- встановлення ключових напрямів розвитку організації загалом та її найважливіших підрозділів;
- визначення фірмового стилю, включаючи зображення торгової марки, корпоративну символіку.
- Цілепокладання для всієї організації, її підрозділів, а також для кожного бізнес-процесу або проекту:
- формулювання місії та бачення майбутнього;
- встановлення генеральної мети, стратегічних цілей та завдань;
- формування системи довгострокових та короткострокових цілей та завдань для підрозділів, бізнес-процесів, проектів або окремих індивідів;
- визначення критеріїв оцінки досягнення цілей та завдань.
- Створення системи планування виконання цілей та завдань:
- стратегічне планування;
- оперативне планування;
- планування та управління проектами;
- інвестиційне проектування;
- оперативно-календарне планування;
- виробниче планування.
- Організація виконання планів та проектів:
- встановлення порядку пошуку та аналізу управлінських проблем;
- розробка та реалізація механізму підготовки, прийняття та виконання управлінських рішень;
- організація внутрішнього документообігу;
- формування та видача планово-контрольних завдань;
- координація діяльності індивідів та їх груп у рамках підрозділів, бізнес-процесів чи проектів;
- запровадження автоматизованих систем управління виробництвом чи технологічними процесами;
- управління внутрішніми та зовнішніми комунікаціями.
- Встановлення зворотний зв’язок:
- оцінка виконання довгострокових та короткострокових цілей та завдань, планів та проектів;
- контроль за термінами та якістю виконання планово-контрольних завдань, виробничий облік;
- управлінський облік та управлінська звітність;
- організація та здійснення внутрішнього контролю, внутрішнього аудиту, володарського контролю;
- запровадження корпоративних інформаційних систем;
- оцінка якості систем, процесів, товарів.
У процесі функціонування організації бізнес-модель та управлінські бізнес-процеси поступово трансформуються завдяки усвідомленій, самоорганізованій та цілеспрямованій діяльності індивідів, що реалізують функції управління. Таким чином, система управління – це сукупність правил і процедур, встановлених індивідами, що утворюють організацію. Ці правила та процедури забезпечують виконання зазначених вище функцій системи управління організацією.
Система управління організацією: визначення
Система управління організації є звід діючих в організації, обов’язкових для виконання формальних правил і процедур, які визначають:
- сутність, умови та порядок самоорганізованої діяльності індивідів та їх груп, що утворюють організацію;
- порядок встановлення та зміни ключової ідеї діяльності організації в цілому та для її основних підрозділів;
- процес цілепокладання для організації в цілому, її підрозділів, бізнес-процесів, проектів та окремих індивідів (груп індивідів);
- сутність та порядок планування для організації в цілому, її підрозділів, окремих бізнес-процесів та проектів;
- процес організації виконання планів та проектів;
- сутність, характер і порядок контролю за діяльністю організації, її підрозділів, бізнес-процесів, проектів та окремих індивідів.
Джерела та фактори ефективності системи управління
Ефективна система управління організацією – це система, яка дає найкращий результат при найменшому рівні витрат за її підтримку та розвитку. Найкращий результат можливий за оптимальної організації системи, коли кожен елемент повною мірою виконує свої функції та завдання, коли всі процеси налагоджені та нормально функціонують.
Результат діяльності системи управління – управлінське рішення, яке розуміється як підготовка сукупності оцінок та висновків про поточний та майбутній стан об’єкта управління та прийняття уповноваженою особою остаточної та обов’язкової для виконання постанови про керуючий вплив на об’єкт управління. Тому ефективність системи управління складається з таких компонентів:
- своєчасність, повнота та достовірність оцінки поточного та прогнозованого стану керованого об’єкта (якість зворотного зв’язку);
- функціональна повнота, організаційна злагодженість та економічність управлінських бізнес-процесів (якість суб’єкта управління);
- своєчасність, точність та вигідність управлінських рішень (якість управляючого впливу);
- довготривалий розвиток керованого об’єкта чи процесу.
Виходячи зі сказаного вище, джерелами та ключовими факторами ефективності системи управління (на прикладі комерційної організації) виступають такі.
- Висока якість зворотнього зв’язку:
- цілісність, достовірність та актуальність відомостей про зовнішнє та внутрішнє середовище об’єкта управління;
- швидкість та своєчасність надходження інформації про об’єкт управління;
- низький рівень невизначеності у комунікаціях між суб’єктом та об’єктом управління;
- повна конфіденційність та безпека процесів інформаційного забезпечення;
- високий рівень обробки даних про об’єкт управління.
- Функціональна повнота та організаційна злагодженість управлінських бізнес-процесів:
- повнота та обсяг реалізованих управлінських функцій та завдань;
- високий рівень розвитку організаційного та методологічного видів забезпечення процесу управління;
- досконалість філософії управління та високий рівень розвитку організаційної культури в керованому об’єкті;
- високий рівень підготовки управлінського персоналу та його повна відповідність виконуваним функціям та завданням;
- високий ступінь залучення керівників середнього та нижчого рівня та спеціалістів у процес управління.
- Ефективність управлінських рішень:
- відповідність рішень критеріям мети, необхідності, агрегованого результату, альтернативних можливостей та вартості;
- високий рівень задоволеності бенефіціарів управлінськими рішеннями, процедурами їх прийняття та виконання.
- Передбачення кризових ситуацій в об’єкті управління:
- низький сукупний рівень ризиків, потенційних та наступних;
- високий рівень організації, повнота функцій та завдань управління ризиками у керованому об’єкті;
- високий рівень розвитку методологічного забезпечення процесу управління ризиками;
- результативність антикризових планів та заходів.
- Пошук нових можливостей розвитку об’єкта управління:
- висока результативність планів щодо утримання клієнтів та залучення нових груп клієнтів;
- висока результативність планів з освоєння нових видів продукції, виходу нові ринки збуту, входу нові сфери;
- рентабельність власного капіталу лише на рівні не нижче середнього ринку за його динамічному зростанні;
- висока частка продажу нових видів продукції, нових груп клієнтів за загальної тенденції зростання обсягу продажів.
