Виправдувальні документи – Документи, що засвідчують (підтверджують) факт здійснення господарських операцій.
Усі господарські операції, які здійснюються на підприємстві, мають бути обов’язково задокументовані. Для кожної операції мають бути оформлені відповідні виправдувальні первинні документи бухгалтерського обліку.
Виправдувальні документи є першим етапом облікової реєстрації даних. Ці документи (прибуткові та видаткові касові ордери, квитанції, накладні, приймальні акти та ін.) є підставою для відображення фактів господарського життя у рахунках аналітичного та синтетичного обліку.
Виконавці (матеріально відповідальні особи) – комірники, обліковці, касири, експедитори та інші – «виправдовують» свої дії цими документами.
Виправдувальні документи є письмовий доказ дійсного здійснення господарських операцій та права на їх вчинення. Це перший запис господарських операцій, що підтверджує факт їхнього вчинення. Тому виправдувальні документи інакше називаються первинними документами. Первинні облікові форми – це перше свідоцтво здійснення операції, і є обов’язковими для відображення операції в бухгалтерському обліку. Усі проводки у бухгалтерії повинні відображатися лише після того, як отримано правильно оформлений виправдувальний документ.
Виправдувальні документи виділяються в окрему групу за класифікацією бухгалтерських документів за їх призначенням.
Виправдувальні документи повинні бути відповідним чином оформлені, а також мати всі необхідні реквізити та підписи, що підтверджують законність та достовірність даних, що містяться в них. З використанням автоматизації бухгалтерського обліку виправдувальні документи можна отримати з допомогою друкуючих пристроїв – принтерів.
Важливим є не тільки наявність виправдувальної форми, але й правильне її оформлення. Наявність помилок може зробити його недійсним, тому при отриманні будь-якого бланка обов’язково потрібно перевірити всі рядки на правильність заповнення. Обов’язково потрібно перевірити наявність підписів відповідальних осіб, наявність друку, причому вона має бути чіткою та читаною. Тільки при правильному оформленні можна бути впевненим у тому, що в майбутньому підприємство не матиме проблем з перевіряючими органами. Правильно оформлені первинні документи у бухгалтерії обов’язково мають містити певний набір реквізитів.
Обов’язкові реквізити первинних документів:
- найменування та код форми;
- Дата складання;
- найменування організації;
- вид господарської операції та її зміст;
- натуральні та грошові вимірники операції;
- підписи відповідальних осіб
Держкомстатом встановлено уніфіковані форми первинних документів, які слід використовувати під час оформлення господарських операцій.
Типові форми первинних облікових документів застосовуються обліку касових операцій, обліку матеріалів, основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, торгових операцій, і навіть операцій, що з оплатою труда.
Якщо до існуючих уніфікованих форм необхідно внести будь-які зміни, доповнити їх реквізитами та необхідними рядками, то на підприємстві потрібно оформити розпорядження або наказ про внесення додаткових реквізитів. Змінюючи типову форму первинного облікового документа, варто пам’ятати, що видаляти вже наявні реквізити не можна, можна їх доповнити.
Якщо будь-якого первинного бухгалтерського документа уніфікована форма не затверджена, то організація самостійно розробляє зручний собі бланк, у разі основні вимоги до зміненим формам — наявність у яких всіх обов’язкових реквізитів, зазначених вище.
