Контроль – це обов’язкова функція менеджменту, яка є заключною стадією управлінського процесу та відіграє роль сполучної ланки між керуючою та керованою системами.
Контроль – багатоаспектне поняття. Якщо абстрагуватися від конкретної сфери контролю, то суть його полягає у вимірах та аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов’язаних з реалізацією планів та програм, використання отриманої інформації для коригувальних дій.
У менеджменті контроль можна визначити як процес спостереження за тим, як підприємство рухається до наміченої мети, та коригування відхилень від прийнятого курсу у разі потреби.
Зміст:
- Контроль у менеджменті: поняття та сутність
- Види контролю
- Етапи процесу контролю
- Основні характеристики ефективної системи контролю
Зміст
Контроль у менеджменті: поняття та сутність
Контроль у менеджменті – це управлінська функція, завданням якої є кількісна та якісна оцінка та облік результатів роботи організації.
Виділяють два основні напрямки контролю:
- контролю над виконанням робіт, намічених планом;
- заходи щодо корекції всіх значних відхилень від плану.
До функції контролю входять:
- облік (збір, обробка) та аналіз інформації про фактичні результати діяльності всіх підрозділів організації;
- порівняння результатів із плановими показниками;
- виявлення відхилень та аналіз їх причин;
- розробка заходів для досягнення поставленої мети.
Основними інструментами контролю є:
- спостереження;
- перевірка всіх сторін;
- облік;
- аналіз.
У загальному процесі управління контроль – Це елемент зворотного зв’язку.
Мотиви спонукання контролю:
- невпевненість внутрішнього та зовнішнього середовища;
- небезпека виникнення кризових ситуацій;
- необхідність підтримки успіху організації;
- тиск із боку конкурентів;
- забезпечення сутності охоплення об’єкта, процесу системи.
Контроль як управлінська діяльність повинен відповідати таким вимогам:
- бути всеосяжним, кожен менеджер повинен здійснювати контроль як невід’ємну частину своїх посадових обов’язків;
- орієнтуватися на кінцеві результати, у цьому контексті контроль сприймається як засіб досягнення цілей;
- повинен мати безперервний та регулярний характер;
- бути гнучким, тобто. не заважати виконанню основної роботи;
- відповідати змісту тих робіт, що контролюються, перевіряти не лише кількість та строк, а й якість роботи;
- бути зрозумілим для тих, кого контролюють та перевіряють;
- бути своєчасним, щоб мати можливість втручання у коригування процесів, що відбуваються;
- забезпечити перевіряючих повною, необхідною, зрозумілою та лаконічною інформацією;
- бути економним, тобто. витрати на його проведення не можуть бути більшими, ніж результати, які досягнуті в процесі контролю;
- може бути дієвим, тобто. повинен не лише виявляти фактичний стан об’єкта, а й супроводжуватись відповідними рішеннями.
Види контролю
За часом проведення контролю розрізняють:
- попередній контроль;
- поточний контроль;
- завершальний контроль.
Попередній контроль передує активної діяльності організації. Це організаційний процес, завданням якого є перевірка готовності організації, її персоналу, виробничого апарату, системи управління та інших елементів до роботи. Під час планування організації необхідно здійснювати попередній контроль.
Цей вид контролю застосовують щодо:
- існуючої структури організації, прийнятих рішень;
- персоналу;
- стану матеріальних та фінансових ресурсів.
Поточний контроль здійснюється через систему зворотного зв’язку, який:
- має характер управлінської потреби;
- має мету;
- використовує зовнішні ресурси, які перетворюються на ресурси для внутрішнього підкріплення;
- коригує відхилення, що у процесі управління.
Поточний контроль здійснюється у формі стратегічного та оперативного контролю.
Стратегічний контроль має як основний об’єкт ефективність використання ресурсів організації з погляду досягнення її кінцевих цілей і ведеться за кількісними та якісними показниками. Цей контроль зводиться до збору, обробки, оцінки інформації.
Оперативний контроль орієнтований на поточну виробничу та господарську діяльність.
Заключний контроль пов’язаний з оцінкою виконання організацією своїх планів та складанням нових планів. Він передбачає всебічний аналіз конкретних результатів діяльності у минулий період, і навіть сильних і слабких сторін організації.
Залежно від змісту та сфери здійснення виділяють такі види контролю:
- економічний контроль;
- соціальний контроль;
- екологічний контроль;
- технологічний контроль.
Залежно від джерела використання інформації:
- документальний контроль (перевірки);
- візуальний контроль (огляд).
Залежно від ступеня охоплення об’єкта контролю:
- суцільний контроль;
- контроль вибіркового характеру.
Етапи процесу контролю
Контроль у менеджменті складається з наступних етапів:
- визначення параметрів функціонування та розвитку організації, якими необхідно контролювати джерела інформації про неї;
- створення моделі управління організацією, у якій відбиваються потоки ресурсів, місця освіти проміжних і кінцевих результатів, і навіть найбільш підходящі місця реалізації контрольних дій;
- збір інформації про реально досягнуті результати та зіставлення її з існуючими нормативами, що дозволяють визначити, чи є відхилення від запланованих результатів;
- коригування діяльності організації, модифікація цілей, перегляд планів, удосконалення технології виробництва та управління.
Характеристики ефективності контролю:
- стратегічна спрямованість контролю;
- орієнтація на результат;
- своєчасність контролю;
- гнучкість;
- відповідність бізнес-завданням;
- простота;
- економічність;
- висока якість.
Для забезпечення ефективності контролю необхідно:
- розробити такі стандарти, що ефективно відображають результати діяльності;
- забезпечити двостороннє спілкування між контролюючими та контрольованими;
- використовувати методи розробки стандартів, які забезпечуватимуть жорсткий, але справедливий контроль;
- використовувати методи матеріального стимулювання задля досягнення стандартів;
- запровадити інформаційну систему контролю;
- приділити особливу увагу контролю за виробничими процесами.
Основні характеристики ефективної системи контролю
Мета системи контролю – це підвищення ймовірності досягнення організаційних цілей та стандартів.
Основні системи контролю:
- фінансовий контроль;
- бюджетний контроль;
- контроль якості;
- контроль матеріально-технічних засобів.
Системи контролю мають тенденцію змінюватися залежно від рівня їх використання різних рівнях управління. Системи контролю акцентують увагу до різних питаннях: від часу проведення контролю (до, під час чи після процесу виробництва) до важливості контролю.
Система контролю на підприємстві спрямована на:
- встановлення заданого рівня якості, що відповідає вимогам споживача;
- налагодження виробничого процесу з метою підвищення якості;
- ліквідацію виявлених недоліків як продукцію та виробничого процесу;
- забезпечення стабілізації досягнутого рівня якості;
- скорочення витрат виробництва;
- можливість виконання замовлень у встановлений термін.
