Політика управління запасами (inventory management policy) – складова частина загальної політики управління оборотними активами підприємства, що полягає в оптимізації загального розміру та структури запасів товарно-матеріальних цінностей з позицій найефективнішого здійснення операційного (виробничо-комерційного) циклу.
Розробка політики управління запасами здійснюється на підприємстві за такими основними етапами:
1. Аналіз динаміки розміру, складу та оборотності запасів у передплановому періоді. Основним завданням цього аналізу є виявлення рівня забезпеченості обсягу виробничо-комерційної діяльності підприємства відповідними запасами сировини, матеріалів та готової продукції, а також оцінка ефективності їх використання. У процесі цього аналізу визначаються середній розмір фінансових коштів, що авансуються на формування запасів загалом та окремих їх видів; виявляються сезонні коливання обсягу запасів сировини, матеріалів та готової продукції; розраховуються показники оборотності окремих видів запасів. Результати аналізу застосовують у процесі оптимізації запасів у майбутньому періоді.
2. Визначення цілей формування запасів. Запаси товарно-матеріальних цінностей, які включаються до складу оборотних активів, можуть створюватися для підприємства з різними цілями:
- забезпечення поточної виробничої діяльності (поточні запаси сировини та матеріалів);
- забезпечення поточної збутової діяльності (поточні запаси готової продукції);
- накопичення сезонних запасів, які забезпечують господарський процес у майбутньому періоді (сезонні запаси сировини, матеріалів та готової продукції) тощо.
3. Визначення необхідної потреби у запасах товарно-матеріальних цінностей, що включаються до складу оборотних активів. Потреба цих запасах визначається з урахуванням їх нормування, що є основний формою їх оптимізації для підприємства. Нормативи запасів розробляються днями обороту лише з запасами поточного зберігання (сезонні та інші види запасів не нормуються).
У процесі визначення потреби запаси товарно-матеріальних цінностей попередньо групуються в розрізі таких видів:
- виробничі запаси (запаси сировини та матеріалів, необхідні для виробництва продукції);
- запаси готової продукції, призначені задля забезпечення безперебійної її реалізації споживачам.
У розрізі кожного з видів запасів виділяють поточні запаси та запаси сезонні (та інших видів).
Розрахунок планової суми запасів кожного виду (загалом і за основними групами номенклатури, що враховується) здійснюється за формулою:
Зп - (Нтх * Оо) + Зсх +Зцн
де Зп – Планова сума запасів на кінець аналізованого періоду;
Нтх – Норматив запасів поточного зберігання в днях обороту;
Пропро – Одноденний обсяг виробництва (для запасів сировини та матеріалів) або реалізації (для запасів готової продукції) у плановому періоді;
Зсх – Запланована сума запасів сезонного зберігання;
Зцн – Запланована сума запасів цільового призначення інших видів.
4. Визначення необхідного обсягу фінансових коштів, що авансуються на формування товарно-матеріальних цінностей. Принципова формула, за якою визначається необхідний обсяг фінансових коштів, що авансуються на формування запасів товарно-матеріальних цінностей, має вигляд:
ФСз = Зп - КЗт
де ФСз – плановий обсяг фінансових коштів, що авансуються у запаси;
Зп – Планова сума запасів на кінець аналізованого періоду;
КЗт – Середня сума кредиторської заборгованості підприємства за товарними операціями (її основу становить наданий підприємству товарний кредит при закупівлі сировини та матеріалів).
5. Мінімізація поточних витрат на обслуговування запасів. Процес руху запасів товарно-матеріальних цінностей на підприємстві складається з операцій з їх доставки, приймання, зберігання, підготовки до використання, підсортування та інших.
Витрати з обслуговування цього процесу є певну частину цих витрат (витрат) підприємства. Мінімізація цієї частини витрат є важливою умовою підвищення ефективності господарську діяльність підприємства, оскільки сприяє збільшенню його прибутку.
Мінімізація поточних витрат з обслуговування запасів є оптимізаційне завдання, що полягає у визначенні оптимального розміру партії їх надходження (постачання). Чим вище розмір партії надходження (постачання), тим нижче відносний розмір поточних витрат з розміщення замовлення, доставки продукції та її приймання. Проте високий розмір партії надходження (постачання) визначає високий середній розмір запасу – якщо закуповувати сировину раз на два місяці, то середній розмір його запасу становитиме 30 днів, і якщо розмір партії поставки скоротити вдвічі, тобто. закуповувати сировину один раз на місяць, середній розмір його запасу складе 15 днів (див. малюнок). У умовах знизиться розмір поточних витрат із зберігання запасів. Розрахунок оптимального розміру партії надходження (постачання), за якого мінімізуються сукупні поточні витрати на обслуговування запасів, здійснюється з використанням «Моделі економічно обґрунтованого розміру замовлення».
6. Забезпечення своєчасного залучення до господарського обігу зайвих запасів товарно-матеріальних цінностей. У процесі розробки політики управління запасами мають бути заздалегідь передбачені заходи щодо прискорення залучення в обіг наднормативних запасів. Це забезпечує вивільнення частини фінансових ресурсів, а також зниження розміру втрат товарно-матеріальних цінностей у процесі їх зберігання. Контроль за станом запасів здійснюється у процесі моніторингу поточної господарської діяльності підприємства.
7. Реальне відображення у фінансовому обліку вартості запасів товарно-матеріальних цінностей за умов інфляції. У зв’язку зі зміною номінального рівня ціни товарно-матеріальні цінності за умов інфляційної економіки, ціни, якими сформовані їх запаси, вимагають відповідного коригування на момент виробничого споживання чи реалізації цих активів. Якщо таке коригування цін нічого очікувати проведено, реальна вартість запасів цих активів занижуватиметься, відповідно буде занижуватися і реальний розмір інвестованого у яких капіталу. Це порушить об’єктивність оцінки стану та руху цього виду активів у процесі фінансового менеджменту.
У практиці фінансового менеджменту для відображення реальної вартості запасів може бути використаний метод ЛІФО (LIFO), який, на відміну від методу ФІФО (FIFO), дозволяє отримати реальну оцінку цих активів в умовах інфляції та ефективніше керувати вартісною формою руху запасів.
