Планування персоналу

Поняття планування персоналу

Планування персоналу – це процес забезпечення організації необхідною кількістю кваліфікованих працівників, прийнятих на правильні посади у правильний час. Планування трудових ресурсів передбачає вирішення таких завдань, як визначення цілей та завдань на майбутній період у галузі трудових ресурсів виходячи з головних цілей організації, умови випуску продукції та її збуту; визначення чисельності працюючих, оцінка плинності кадрів та забезпечення своєчасної заміни звільнених. Базою кадрового планування є аналіз потреби в персоналі та вивчення інформації про продуктивність працюючих та витрати на їх зміст.

Кадрове планування – це спрямована діяльність організації з підготовки кадрів, забезпечення пропорційного та динамічного розвитку персоналу, розрахунку його професійно-кваліфікаційної структури, визначення загальної та додаткової потреби, контролю за його використанням. Це система підбору кваліфікованих кадрів при використанні двох видів джерел – внутрішніх (існуючих в організації) та зовнішніх (залучених із зовнішнього середовища), що має на меті забезпечити потреби організації у необхідній кількості фахівців у конкретні часові рамки.

Сутність кадрового планування полягає в тому, що воно виконує завдання надання людям робочих місць у потрібний момент часу та у необхідній кількості відповідно до їх потреб, схильностей і вимог виробництва. Робочі місця з погляду продуктивності та мотивації повинні дозволити працюючим оптимальним чином розвивати свої здібності, підвищувати ефективність праці, відповідати вимогам створення гідних людини умов праці та забезпечення зайнятості.

Кадрове планування здійснюється як у інтересах організації, і у інтересах її персоналу. Для організації важливо розташовувати у потрібний час, у потрібному місці, у потрібній кількості та з відповідною кваліфікацією таким персоналом, який необхідний для вирішення виробничих завдань, досягнення її цілей. Для персоналу важливо здобути посаду з урахуванням його знань, умінь та навичок для підвищення свого добробуту, а також подальшого професійного розвитку.

Кадрове планування тоді ефективно, як його інтегровано у загальний процес планування у створенні. Недосконале планування людських ресурсів дорого обходиться організації та може призвести до втрати цінних ресурсів. Мета планування полягає у створенні та розвитку потенціалу персоналу організації.

Основними завданнями кадрового планування є:

1. Розробка процедури кадрового планування, погодженої коїться з іншими його видами.
2. Ув’язування кадрового планування з плануванням організації загалом.
3. Організація ефективної взаємодії між плановою групою кадрової служби та плановим відділом організації.
4. Проведення у життя рішень, що сприяють успішному здійсненню стратегії організації.
5. Сприяння організації у виявленні основних кадрових проблем та потреб при стратегічному плануванні.
6. Поліпшення обміну інформацією з персоналу між усіма підрозділами організації.

Кадрове планування включає :

• прогнозування перспективних потреб організації у персоналі (за окремими категоріями);
• вивчення ринку праці (ринку кваліфікованої робочої сили) та програми заходів із сто «освоєння»;
• аналіз системи робочих місць організації;
• розробку програм та заходів щодо розвитку персоналу.

Різноманітність завдань, які покликані вирішити кадрове планування, визначає той факт, що його можна поділити на такі види планування:

• потреб у персоналі;
• залучення (набору) персоналу;
• використання та скорочення персоналу;
• навчання персоналу;
• збереження кадрового складу;
• витрат на утримання персоналу;
• продуктивність праці.

Усі види кадрового планування тісно пов’язані один з одним, взаємно доповнюють та коригують заходи, передбачені в тому чи іншому плані.

Важливим є підрозділ кадрового планування на стратегічний, тактичний та оперативний. Кожен із цих видів планування має свої цілі, заходи та потенціали за групами функцій кожної підсистеми управління персоналом.

Стратегічне кадрове планування  орієнтоване період від 3 до 10 років і є складовою стратегічного планування організації. Стратегічні планові рішення є, як правило, основними і внаслідок цього керівними рішеннями, тому є носіями політичної системи організації. Стратегічне планування є основою для тактичного планування.

Тактичне кадрове планування  вирішує конкретні проблеми управління персоналом терміном від 1 до 3 років. Воно має суворо орієнтуватися на цілі, поставлені стратегічним кадровим плануванням. У тактичному плані детально фіксуються кадрові заходи.

Оперативне кадрове планування  можна як короткострокове терміном до 1 року. Воно спрямоване на досягнення окремих оперативних цілей. Оперативний план містить цілі та конкретні заходи, спрямовані на досягнення цих цілей.

Проблемою кадрового планування, особливо довгострокового, є наявність прогалин інформації та невизначеність вихідної ситуації. Особлива складність у кадровому плануванні виявляється у тому, що багато планові показники важко піддаються (чи взагалі піддаються) кількісної оцінці, і тому наслідки зміни найважливіших чинників неможливо знайти точно враховані у приватних планах.

Кадрове планування часто здійснюється не за всіма, а лише за окремими кадровими функціями (підсистем). Кадрове планування має реалізуватися у вигляді цілого комплексу взаємозалежних заходів.

Планування кадрів та їх підбір

Потреба в кадрах планується окремо за групами та категоріями працюючих. При плануванні чисельності персоналу для підприємства розрізняють явочний і списковий склад .

Обліковий склад працівників організації є всіх прийнятих на постійну і тимчасову роботу, пов’язану з основною та неосновною діяльністю підприємства, на термін – один день і більше. Обліковий склад включає: фактично працюючих, які у простої і відсутні з якихось причин (щорічні відпустки, службові відрядження, хвороба, виконання державних та громадських обов’язків, декретний відпустку та інших.).

Явочний склад – кількість працівників облікового складу, які з’явилися на роботу. Різниця між явочним та списковим складом підприємства характеризує кількість цілоденних простів (хвороби, відрядження, відпустки тощо).

Основне завдання планування кадрів – забезпечення реалізації планів підприємства з погляду людського чинника – робочої сили – її чисельності, кваліфікації, продуктивності, витрат на найм. Помилки у плануванні персоналу дорого коштують організаціям і можуть призвести до втрати цінних ресурсів.

Оскільки організація є відкритою соціальною системою, то використовувані потреби у робочої сили виникають під впливом двох груп чинників: зовнішніх і внутрішніх.

До зовнішніх чинників можна віднести кон’юнктуру ринку, структуру ринку, конкуренцію, соціально-економічне становище країни тощо.

До внутрішніх чинників належить рівень технології, рівень організації праці, простої, зміна програми та інших.

Сучасні організації використовують різні методи прогнозування потреб у персоналі: екстраполяція, скоригована екстраполяція, метод експертних оцінок, комп’ютерні моделі. Вибір методів планування визначається специфікою організації: видом діяльності, розміром, фінансовим станом, організаційною культурою.

У вітчизняній та зарубіжній практиці планування розрізняють поточну потребу у кадрах та перспективну.

Поточна потреба визначається рамками одного року, а перспективна — тривалішими термінами. Процес планування здійснюється поетапно: оцінка готівкових ресурсів, оцінка майбутніх потреб та розробка програми задоволення майбутніх потреб. Вихідними даними під час планування чисельності кадрового складу служать виробнича програма, штатний розпис, план проведення організаційно-технічних заходів, рух кадрів, плинність, бюджет робочого дня.

Підприємства повинні прагнути встановлення оптимальної чисельності працюючих, щоб забезпечити мінімальні витрати живої праці.

Велике значення під час розрахунків чисельності має визначення балансу робочого дня. Він складається по підприємству загалом, по цеху, ділянці, іноді кожної групи робочих. Метою визначення балансу робочого дня є встановлення ефективного корисного фонду часу одного працюючого на рік. Визначення чисельності працівників здійснюється різними методами: за трудомісткістю, за нормами обслуговування та кількістю робочих місць.

Метод розрахунку трудомісткості застосовується зазвичай на нормованих роботах. Цим методом визначають чисельність робітників по підприємству загалом, за структурними підрозділами, за професіями та рівнями кваліфікації. Чисельність визначається шляхом розподілу встановленого обсягу робіт (у нормо-годинах) на корисний (ефективний) фонд часу одного працюючого в годиннику та на відсоток виконання норм.

Чисельність основних виробничих робітників може бути визначена також шляхом розподілу наміченого обсягу продукції в натуральному вираженні на заплановану норму вироблення цієї продукції для одного робітника на підприємстві.

Чисельність робітників-почасників визначається на основі норм обслуговування, встановлених для галузі або даного підприємства або числа робочих місць.

Розрахунок потреби у спеціалістах, керівниках та службовців ведеться на основі цілей діяльності підприємства, структура та схема управління ним, переліком функціонально-посадових обов’язків окремих працівників або груп однорідних посад, галузевих нормативів чи нормативів, розроблених самим підприємством.

При визначенні потреби у фахівцях на перспективу та відсутності детальних планів розвитку галузі та виробництва застосовують метод розрахунку з коефіцієнта насиченості фахівцями, який обчислюється ставленням числа спеціалістів до обсягу виробництва.

Чисельність керівного персоналу визначається виходячи з норм керованості (оптимальна кількість виконавців, що припадає на одного керівника).

Планування кадрів тісно взаємопов’язане зі своїм відбором.

Відбір персоналу здійснюється із двох джерел: зовнішнього та внутрішнього.

Використання зовнішнього джерела передбачає комплектування кадрів ззовні. При цьому використовуються різноманітні засоби масової інформації, регіональні служби зайнятості, звернення до навчальних закладів.

Однією форму тимчасового залучення ззовні є лізинг персоналу. У цьому випадку укладається договір про надання найманих працівників, в основі якого лежить як би позика працівників на певний час. Працівник укладає трудовий договір (контракт) з фірмою, яка направляє його в іншу фірму у відрядження на певний термін для того, щоб забезпечити тимчасову потребу цієї фірми у кадрах.

Більшість підприємств прагне використовувати свої внутрішні можливості для задоволення потреб у кадрах. До них можна віднести переведення працюючих співробітників на інше місце роботи, переміщення службовими сходами, підготовка робітників через систему виробничо-бригадного навчання. Перевагою використання внутрішнього джерела є його економічність. Пересування своїх працівників усередині підприємства завжди дешевше, ніж набір нових кадрів із боку. Крім того, це покращує моральний клімат, посилює прихильність до підприємства. До недоліків використання внутрішнього джерела можна віднести виробничу замкнутість, тобто відсутність припливу людей зі свіжими поглядами, менш широкі можливості вибору.

У ринковій термінології часто використовується термін «вербування» як особлива форма роботи з молодими фахівцями. Вербувальники (працівники кадрових служб) досить багато працюють зі студентами середніх та вищих навчальних закладів з метою залучення їх на своє підприємство (організацію).

Підбір кадрів складає основі певних принципів і методів. p align=”justify”> Для кожної посади вирішальним фактором є кваліфікація.

У процесі добору кадрів на основі детальної співбесіди, а також письмового тестування з’ясовується придатність кандидата для відповідної роботи та відбирається найбільш підходящий, кваліфікований та досвідчений спеціаліст. Головне при цьому — з’ясувати, наскільки претендент відповідає тим вимогам, які висувають до його майбутніх обов’язків та посадового статусу.

Професійна придатність встановлюється шляхом перевірки стану здоров’я, вимірювання певних психофізіологічних характеристик людини, необхідні обраної ним професії, використання тестування та інших методів виявлення здібностей людини.

Якщо робота претендента буде пов’язана з контактною зоною, з безпосереднім процесом обслуговування споживачів, то в даному випадку важливо з’ясувати його придатність працювати в рамках системи «людина – людина» (але не в системі «людина – природа», «людина – техніка» тощо) .п.). В даний час існують різні технології та методики (тести, опитувальні листи, професіограми), що дозволяють визначити загальну придатність людини до роботи в системі «людина – людина».

До характеристик особистої справи належать автобіографія та листок з обліку кадрів із фотографіями. При аналізі цих документів об’єктивне рішення про вибір залежно від запропонованої посади може ґрунтуватися на освіті кандидата, рівні його професійних навичок, досвід попередньої роботи, особисті якості. Кандидати, які менш підходять або не підходять зовсім, одержують відмову, що скорочує кількість претендентів.

Попередня співбесіда (інтерв’ю) має на меті познайомитися з кандидатом, уточнити окремі питання, які не відображені в документах особистої справи, скласти прогноз можливого використання працівника на тих чи інших посадах, відобразити окремі аспекти майбутньої роботи.

Тестування як метод оцінки кандидата на посаду вважається одним із найефективніших. Він дозволяє порівняно швидко зібрати потрібну інформацію про кандидата, забезпечує високу анонімність та об’єктивність. Тестування одними й тими самими методами ставить всіх претендентів у однакові умови. Усі тести поділяються на чотири групи:

1. випробування розумових здібностей;
2. тести навичок та схильностей;
3. професійні випробування;
4. випробування індивідуальності.

Поряд із тестуванням необхідно застосовувати різні випробування.

Один із видів добірних випробувань — вимірювання здібностей виконувати завдання, пов’язані з передбачуваною роботою. Як приклад можна навести демонстрацію роботи з устаткуванні, машинопис та інших.

Заключна співбесіда застосовується на завершальному етапі перевірки кандидатів. Найбільш ефективним є структуроване інтерв’ю зі стандартизованими записаними питаннями та відповідями у вигляді бланка, в якому міститься ключ до інтерпретації відповідей та поведінки кандидатів під час співбесіди. Співбесіда проводиться в індивідуальній формі та спрямоване на виявлення недоліків чи відхилень від звичних стереотипів у характері, мотивах поведінки.

У країнах із розвиненою ринковою економікою проведенням такої співбесіди займаються інтерв’юери високого класу, спеціалісти-психологи.

Після проходження всіх етапів відбору найбільш підходящий кандидат зараховується до роботи.

Найбільш прийнятною для ринкових умов є форма найму працівника з урахуванням договору, тобто. термінового трудового договору, укладеного письмово. Дана форма дозволяє передбачити всі права та обов’язки сторін, конкретизувати окремі умови стосовно індивідуального випадку.

У контракті мають бути обумовлені такі умови:

• місце, рід та термін діяльності;
• режим праці та відпочинку;
• технічна забезпеченість праці;
• обов’язки адміністрації з праці;
• надання соціальних пільг;
• можливості підвищення кваліфікації;
• відповідальність за невиконання обов’язків за контрактом;
• підстави розірвання договору;
• порядок розгляду трудових спорів.

У контракті можуть бути зазначені додаткові умови (випробувальний термін, дотримання комерційної таємниці, надання житлоплощі тощо) та додаткові пільги (компенсація транспортних витрат, надання службового автомобіля, погашення банківської позики тощо).

У випадках, не обумовлених контрактами, сторони повинні керуватися чинним трудовим законодавством.