Облікова документація (records) – первинна реєстрація фактів господарського життя в облікових документах у момент та на місці їх звершення. Облікова документація одна із найважливіших елементів методу бухгалтерського обліку. Суть цього елемента — суцільне та безперервне відображення господарських операцій у первинних облікових документах з метою отримання даних, необхідних для ведення поточного бухгалтерського обліку та контролю за ними.
У законі «Про бухгалтерський облік» зазначено, що це господарські операції, які проводяться організацією, мають оформлятися виправдувальними документами.
Облікова документація повинна відповідати вимогам:
- бути достовірною, тобто її дані повинні відповідати фактично досконалим операціям з кількісного та грошового вираження;
- ясною і зрозумілою як працівникам обліку, а й користувачам;
- своєчасно оформленою та орієнтованою на обробку її в умовах автоматизації облікового процесу.
Бухгалтерська інформація, яка відображається в облікових документах, має бути якісною та ефективною.
Облікова документація включає різні первинні документи, які можна класифікувати за такими ознаками:
- призначенню;
- ступеня узагальнення (порядку складання);
- охоплення фактів господарського життя;
- місцю складання;
- кількості облікових записів;
- характером фактів господарського життя.
Документи поділяються:
- за призначенням – на організаційно-розпорядчі, виправдувальні (виконавчі), бухгалтерського оформлення та комбіновані;
- за ступенем узагальнення (порядку складання) – на первинні та вторинні (зведені);
- за ступенем охоплення фактів господарського життя – на разові та накопичувальні;
- за місцем складання – на внутрішні та зовнішні.
За кількістю облікових записів документи можуть бути однорядковими та багаторядковими.
За характером фактів господарського життя їх поділяють на касові, банківські, матеріальні, розрахункові.
Важливим у класифікації є розподіл документів на стандартні (типові) та нестандартні. Відповідно до Закону «Про бухгалтерський облік» первинні облікові документи, що застосовуються організаціями, можуть бути складені за формами, що містяться в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Ці альбоми розробляються та затверджуються Державним комітетом зі статистики за погодженням з Міністерством фінансів.
Важливість уніфікації первинних облікових документів має значення для зниження трудомісткості їх створення та обробки (особливо при автоматизації обліку).
Первинні облікові документи, що у бухгалтерію, перевіряються на повноту і якість заповнення, змісту (законність скоєних господарських операцій, логічна ув’язка окремих показників). Після закінчення обробки первинні документи гасяться штампом або спеціальною відміткою, щоб унеможливити повторну обробку.
Похідні облікові форми носять яскраво виражений вторинний (повторний) характері й у інформаційному відношенні базуються на вихідної інформації первинних облікових документів. Основне призначення цієї підгрупи документів полягає у забезпеченні повної, достовірної та динамічної інформації всіх напрямків довідкової, довідково-контрольної, довідково-аналітичної та звітної роботи.
Облікова документація може складатися на паперових та машинних носіях інформації. У разі організація зобов’язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях інших учасників господарських операцій, і навіть на вимогу органів, здійснюють контроль відповідно до чинним законодавством.
