У цій статті йдеться про те, що таке гарантійний листким і яких випадках надається, як правильно скласти гарантійний лист, які типові мовні обороти слід використовувати під час його написання, і навіть розглянемо деякі зразки гарантійних листів.
Зміст:
- Що таке гарантійний лист?
- Як скласти гарантійний лист?
- Види гарантійних листів:
- гарантійний лист про оплату;
- гарантійний лист про постачання продукції, виконання робіт або надання послуг;
- гарантійний лист про прийняття на роботу;
- гарантійний лист про надання юридичної адреси.
- Способи надсилання гарантійного листа.
Що таке гарантійний лист?
Гарантійний лист — це документ, який відноситься до службового листування, згідно з яким одна сторона надає гарантію виконання певних умов або вчинення деяких дій на користь іншої сторони. По суті це гарантія виконання зобов’язань, зафіксована на папері. Цей акт може зустрічатися у відносинах між юридичними особами, а й у відносинах фізичних осіб.
Гарантійний лист – це некомерційний діловий лист, який містить у собі підтвердження (гарантію) виконання якихось дій чи дотримання певних умов: термінів та повноти оплати за отриману продукцію, виконані роботи чи надані послуги, гарантію якості тощо.
Гарантійний лист може складатися у відповідь лист-претензію.
Гарантійний лист – це письмовий спосіб підтвердження зобов’язань або виконання певних умов у необхідний термін та у необхідному обсязі. Таке додаткове підтвердження використовується, коли звичайних домовленостей може бути недостатньо.
Гарантійні листи досить часто використовуються у підприємницькій діяльності, однак, жодних спеціальних правил, що регламентують їх оформлення та використання, у законодавстві не зафіксовано. Тому слід керуватися стандартними нормами діловодства та прагнути використовувати формулювання, які чітко та однозначно відображатимуть наміри та зобов’язання обох сторін.
Найчастіше, складання гарантійного листа виступає альтернативою укладання договору, коли така дія з якихось причин є недоцільною або неможливою.
Гарантійне лист також може бути ролі акцепту, тобто наміри прийняти, наприклад, раніше отримане від контрагента комерційну пропозицію. У такому разі направлення гарантійного листа фактично буде відповіддю на зроблену, нехай і неявною формою, пропозицію встановлення договірних відносин.
Переваги та недоліки гарантійного листа як замінника договору
Переваги:
- можна не оформляти документ, який підписується обома сторонами;
- якщо вимоги до оферти та акцепту дотримані, такі правовідносини абсолютно законні;
- суд визнає гарантійні листи нарівні із укладеним договором.
Недоліки:
- обсяг гарантійного листа обмежує опис його умов;
- неможливо визначити всі права та обов’язки;
- не розглядаються процедурні моменти;
- який завжди чітко визначено відповідальність сторін.
Таким чином, договірні відносини за допомогою гарантійних листів юридично правомірні, однак, не виключені спірні моменти, які можуть спричинити судовий розгляд. Юридична практика свідчить, що гарантійне лист не є будь-яким офіційним підтвердженням виконання зобов’язання, а є підтвердженням серйозності намірів контрагента або його визнанням боргових зобов’язань за договором.
Як скласти гарантійний лист?
Вимоги до складання гарантійних листів такі ж, як і до інших подібних ділових документів. Зокрема:
- необхідно дотримуватись ділового стилю написання;
- у тексті листа не повинно бути орфографічних та пунктуаційних помилок;
- інформація має бути викладена коротко, але чітко та однозначно – із зазначенням на конкретні обставини, документи, події, домовленості;
- має бути повністю розкрито суть гарантійного зобов’язання (за що, кому, коли, в якому обсязі тощо).
Гарантійний лист має містити такі реквізити:
- Від кого — інформація про гарант: найменування юридичної особи або ПІБ фізичної особи, паспортні дані фізичної особи, реєстраційний код, юридична адреса компанії або місце реєстрації фізичної особи.
- Кому – найменування бенефіціара, тобто. особи, якій надається гарантійний лист. Лист може бути адресований як юридичної особи, так і конкретної посадової особи компанії (як правило, директора).
- Дата складання гарантійного листа та його вихідний номер (якщо за правилами документообігу у компанії ведеться журнал вихідної кореспонденції).
- найменування документа – “Гарантійний лист” (бажано вказати, але не обов’язково).
- Текст листа – розкривається зміст гарантії: які зобов’язання, у якому обсязі та у які терміни сторона-гарант зобов’язується виконати.
- підпис – посада, підпис та розшифровка підпису (ініціали та прізвище) укладача гарантійного листа, відбиток печатки (за наявності).
Гарантійний лист, який надається юридичною особою, бажано надати фірмовому бланку компанії. Якщо лист складається на кількох сторінках, всі вони повинні бути прошиті і пронумеровані, або ж на кожній сторінці необхідно поставити підпис. При необхідності до гарантійного листа можуть бути прикріплені відповідні додатки (копія договору, акта виконаних робіт, акт звірки заборгованості, сертифікат якості, гарантійний талон тощо).
При складанні гарантійного листа можуть бути використані такі мовні обороти:
- Гарантуємо оплату рахунків.
- Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним стандартам) товарів, підготовлених до відвантаження.
- Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості.
- Гарантуємо ретельну перевірку якості наших товарів перед їх відвантаженням.
- Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якого є сертифікат якості, який додається до листа.
- Наша гарантія поширюється на діапазон температури від __ до __ градусів за Цельсієм.
- Гарантійні зобов’язання не дійсні за умови використання обладнання неналежним чином.
- За умови дотримання інструкції з експлуатації працездатність функціонування обладнання становить не менше __ років.
- Враховуючи високу якість нашої продукції, ми можемо надати гарантію терміном __ років.
- Ми гарантуємо незмінність лакофарбового покриття наших виробів під впливом світла та вологи.
- Всі наші вироби постачаються з письмовою гарантією.
- Гарантія поширюємо на __________.
- Гарантуємо технічну досконалість та надзвичайну зручність нашого обладнання в роботі (під час експлуатації).
- Гарантуємо Вам знижку у розмірі __% за умови купівлі ___ кількості товарів.
- Ваш представник обов’язково отримає комісійну винагороду __% вартості товарів, на поставку яких укладено договір, а також __% від замовлень, отриманих з його території.
- Комісійна винагорода становитиме __% загальної суми, отриманої за реалізований товар.
- Ми гарантуємо Вам ціну у розмірі _____ за умови оплати рахунків протягом __ днів після отримання продукції.
- Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.
Види гарантійних листів
Кожен гарантійний лист виконує певні функції, у зв’язку з чим виділяють такі види гарантійних листів.
Гарантійний лист про оплату
Гарантійний лист про оплату є фактичним визнанням фінансової заборгованості з оплати за отримані товари, виконані роботи або надані послуги. Найчастіше воно складається, коли з якихось причин платіж не можна здійснити у термін, передбачений договором, тобто. Виникає необхідність у відстроченні платежу або вже за фактом є прострочена заборгованість. У такому разі керівник компанії надсилає кредитору гарантійний лист, що підтверджує розмір грошового боргу та строки його погашення.
Гарантійний лист про оплату, як правило, підписує не тільки директор, а й головний бухгалтер компанії (або фінансовий директор).
Іноді у тексті гарантійного листа про оплату вказується також розмір штрафних санкцій, які платник зобов’язується сплатити у разі порушення строків оплати.
Гарантійний лист про постачання продукції, виконання робіт або надання послуг
Гарантійний лист про постачання продукції, виконання робіт або надання послуг покликаний запевнити одержувача, що зазначені у ньому зобов’язання справді будуть виконані до зазначеного терміну та у визначеному обсязі. Можлива вказівка кількох часових проміжків, якщо йдеться про поетапне виконання робіт. У такому документі також підтверджується необхідна якість відповідно до тих чи інших стандартів (ІSO, ГОСТ тощо).
Подібний гарантійний лист може бути складений, якщо може виникнути або виникло порушення строків або обсягів за договором, специфікацією або іншими документами.
Гарантійний лист про прийом на роботу
Необхідність у складанні гарантійного листа про прийом на роботу може виникнути у разі прийому на роботу:
- іноземного громадянина (для подання на міграційну службу);
- студента (для подання до навчального закладу);
- колишніх ув’язнених після звільнення з місць позбавлення волі (для подання до органів, які здійснюють адміністративний нагляд).
Гарантійний лист про прийняття на роботу доцільно також отримати здобувачеві на вакантну посаду, перш ніж звільнитися з поточного місця роботи. При цьому бажано, щоб у гарантійному листі було також зазначено розмір посадового окладу, систему преміювання та соціальний пакет (за його наявності).
Гарантійний лист про надання юридичної адреси
Гарантійний лист про надання юридичної адреси – це ділове лист, що містить у собі підтвердження факту укладання договору оренди з існуючим суспільством або наміри власника нежитлового приміщення здати його в оренду після проведення державної реєстрації нової юридичної особи. Іншими словами, воно гарантує право на укладання надалі договору оренди. Цей лист здається до реєструючого органу і складається за запитом орендаря.
Як додаток до гарантійного листа про надання юридичної адреси виступає копія документа, що підтверджує право володіння орендодавцем даним об’єктом нерухомого майна (наприклад, свідоцтво про право власності) – засвідчена нотаріусом або уповноваженою посадовцем організації. Якщо з новою організацією укладається договір суборенди, то надається копія договору оренди на об’єкт нерухомості, в якому повинен утримуватися пункт про право орендаря на здавання приміщення (будівлі, іншого об’єкта нерухомості) на суборенду.
Існує ще такий вид гарантійного листа як банківський гарантований лист, що видається банком виходячи з укладеного договору банківської гарантії. Банківська гарантія (гарантійний лист банку) — це зобов’язання банку-гаранта виплатити на вимогу бенефіціара (особи, на користь якого видається гарантія) певну суму коштів на погоджених гарантії умовах. Прикладом може бути тендерна гарантія. Крім банківської, може бути оформлена і страхова гарантія.
Способи надсилання гарантійного листа
Існує два офіційні способи передачі гарантійного листа:
- Надіслати документ поштою рекомендованим листом з описом вкладення та бланком-повідомленням про вручення.
- Передати документ контрагенту через канцелярію чи секретаря. У цьому випадку слід підготувати два екземпляри гарантійного листа, на одному з яких уповноваженою особою контрагента ставиться штамп про прийняття документа.
На практиці використовується ще один спосіб – відправлення сканкопії (фотокопії) гарантійного листа електронною поштою з подальшою передачею оригіналу вищезазначеними способами.
