Етапи планування

Планування, як один з найважливіших процесів прийняття управлінських рішень, складається з окремих етапів і процедур їх реалізації, які знаходяться у певному логічному взаємозв’язку і здійснюються в послідовності, що постійно повторюється, утворюючи специфічний плановий цикл. Процес планування незалежно від виду планів включає глобально наступні етапи планування:

1. постановку задачі планування;
2. розробку плану;
3. реалізацію планового рішення.

Етап постановки задачі планування включає формування мети та аналіз проблеми планування. Конкретне вираження цілей планування залежить від виду розроблюваних планів. Аналіз проблеми полягає у вивченні та порівнянні фактично досягнутого або очікуваного на момент розробки плану стану об’єкта планування з необхідними цільовими значеннями параметрів.

Етап розробки плану передбачає формування можливих варіантів вирішення проблеми планування, прогнозування можливих наслідків їх реалізації для організації, оцінку варіантів та прийняття планового рішення.

Етап реалізації планового рішення полягає у доведенні планового рішення до виконавців у вигляді планових завдань, нормативів, показників.

Більш детально етапи планування включають:

1. Визначення цілей.
2. Генерація та оцінка ідей.
3. Визначення дій.
4. Встановлення черговості дій.
5. Визначення необхідних ресурсів.
6. Перегляд (коригування) плану.
7. Підготовка плану дій та робочого графіка.
8. Контроль та корекція плану.

Процес планування незалежно від виду (стратегічне, тактичне, фінансове) складається з низки етапів.

Етапи планування:

1. Збір, оцінка та аналіз інформації, включаючи економічні, правові, соціальні та політичні фактори; перспективи зростання та конкуренції на існуючих та потенційних ринках; фінансові перспективи у основних секторах економіки; слабкі та сильні сторони банку.
2. Формулювання основної мети діяльності банку та конкретних завдань, що охоплюють загальні напрями просування на ринку, корпоративні фінансові результати, методи управління банком, пріоритетні ринки та види банківських операцій.
3. Ухвалення рішення та формулювання програми дій: встановлення конкретних кількісних показників – доходи, витрати, обсяг кредитів, збитки за кредитами, структура активних операцій, структура депозитної бази тощо; конкретизація шляхів їх досягнення; перелік необхідних заходів; прийняття рішень про придбання та використання ресурсів, розширення чи зміни організаційної структури; кадрове забезпечення.
4. Документування: оформлення планів у письмовій формі у такій послідовності — стратегія, тактичний план, бюджет, повний баланс та фінансовий звіт на рівні підрозділів та банку загалом.
5. Координація та затвердження планів: загальний огляд, переговори, координація окремих планів, затвердження плану на рівні Правління банку.
6. Контроль за виконанням планів: аналіз доходів, витрат, результатів та ефективності планів; перевірка дотримання термінів виконання; у разі виявлення значних розбіжностей – аналіз причин та формування коригувальних заходів; забезпечення керівництва банку інформацією про хід виконання плану та отримані результати.

Одним із видів планування в банку є складання індивідуальних планів працівників банку. Індивідуальний план виконує важливі функції. По-перше, за допомогою плану перед співробітником ставляться конкретні завдання, шляхи їх досягнення та терміни виконання. Це дозволяє бачити перспективу і є стимулом для поліпшення роботи кожного спеціаліста банку. По-друге, індивідуальний план дозволяє керівнику ефективно організувати роботу колективу та контролювати виконання обов’язків кожним працівником. По-третє, успішне виконання індивідуального плану є основою матеріального заохочення фахівців та розвитку їх кар’єри (див. KPI).

Індивідуальні плани мають складатися за участю керівника підрозділу чи старшого працівника. Обов’язковим елементом є перевірка результатів роботи та відповідність поставленим завданням. Без організації належного контролю над виконанням планів їх складання перетворюються на рутинну і непотрібну роботу.

У міжнародну банківську практику планування прийшло у 60-ті роки. Основною причиною, яка змусила банки звернутися до процесу планування, було загострення конкуренції. Розробка планів, особливо стратегічних, розглядалася як один із дієвих інструментів у боротьбі з конкурентами за вихід на нові ринки, залучення клієнтури, пошук партнерів. «Сутність формулювання стратегії у тому, щоб упоратися з конкуренцією» (Майкл Портер). Загострення конкуренції у цей період зумовлено принциповими змінами, що сталися у фінансовому світі:

• вихід банків на міжнародну арену, що підвищило конкуренцію на міжнародний рівень;
• виникнення нових фінансових ринків, що змінили характер фінансування банків та компаній;
• проникнення в банки комп’ютерної техніки, що допомогло розширити можливості діяльності та вдосконалити процес планування;
• перехід до методів диверсифікації товарів та послуг, що призвело до значного зростання пропозиції у банківському секторі;
• поява та активізація діяльності небанківських фінансових організацій – пенсійних, страхових, інвестиційних фондів, довірчих товариств тощо, які почали здійснювати операції, які раніше притаманні банкам.

Майже сорокарічний досвід планування у міжнародній банківській практиці впевнено довів безумовну важливість та необхідність здійснення цієї функції менеджменту для успішної роботи банку. Численні дослідження свідчать про наявність сильної кореляції між плануванням та фінансовими результатами діяльності банку. Наприклад, результати довгострокового дослідження з вивчення корисності стратегічного планування — проект «Вплив ринкових стратегій на прибуток» дозволили виявити 30 факторів, які цілком передбачувано впливають на прибутковість банку. Крім того, дослідження довели важливе значення планування не лише на рівні керівництва банком, а й на рівні відділень та інших структурних підрозділів.

Звичайно, саме собою планування не зможе забезпечити успіх банку, але документально оформлений план приносить відчутну користь. Точне розуміння цілей банку допомагає вибрати найбільш ефективні напрямки діяльності, а формальне (задокументоване) планування значно зменшує ризик прийняття помилкового рішення внаслідок недостовірності інформації про внутрішні та зовнішні фактори.

Серед менеджерів банків існує думка, що в умовах стрімких змін на ринку складання планів у письмовій формі не є обов’язковим. Безумовно, за наявності ефективних дій над ринком неформалізований підхід може призвести до успіху, але протягом нетривалого періоду. Невизначеність стратегії і тактики поведінки над ринком за умов загострення конкурентної боротьби як гарантує успіху у майбутньому, а й ставить його під серйозний сумнів. Розуміючи всю важливість планування для подальшої успішної діяльності, менеджмент великих міжнародних банків приділяє значну увагу організації цього процесу як на корпоративному рівні, так і в окремих структурних підрозділах.