Аудиторська документація (audit(ing) records) – це сукупність інформації на матеріальних носіях, що складається аудитором, співробітниками економічного суб’єкта, що перевіряється, і третіми особами на запит аудитора до початку, в ході та після завершення аудиторської перевірки та містить відомості, необхідні для підготовки достовірного звіту та висновку аудитора (див. Аудиторський висновок), а також для здійснення поточного та подальшого контролю якості аудиту.
Будь-який аудит, незалежно від його спрямованості та мети, має супроводжуватися обов’язковим документуванням, тобто. відображенням отриманої інформації у робочій документації аудитора, асистента аудитора та експерта.
Аудиторська документація може бути представлена у формі даних на паперових, електронних чи інших носіях. Вона включає, наприклад, аудиторські програми, аналізи, меморандуми рішень з питань, огляди значних питань, листи-підтвердження та подання, контрольні листи та кореспонденцію (включаючи електронну пошту) із значних питань. Витримки або копії записів суб’єкта, наприклад значних та специфічних контрактів та угод, за необхідності можуть бути включені до аудиторської документації. У той самий час аудиторська документація неспроможна замінити бухгалтерські записи суб’єкта. Аудиторська документація за специфічною аудиторською угодою збирається в аудиторському файлі.
До аудиторської документації належать:
- план аудиторської перевірки та програма аудиту;
- опис аудиторських процедур та їх результатів;
- пояснення, пояснення та заяви керівників та співробітників економічного суб’єкта;
- копії документів економічного суб’єкта та його партнерів;
- документи про організацію бухгалтерського обліку (облікова політика) та внутрішнього обліку в економічному суб’єкті;
- аналітичні обґрунтування та розрахунки аудиторської фірми;
- рекомендації та прогнози, зроблені аудиторською фірмою для економічного суб’єкта.
Аудиторська документація повинна містити інформацію, необхідну для підготовки достовірного аудиторського звіту, а також можливості подальшого контролю якості аудиту.
Склад, кількість та зміст аудиторської документації визначаються аудиторською фірмою залежно від характеру економічного суб’єкта, спрямованості перевірки, організації бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю.
Аудиторська документація самостійно розробляється аудиторською фірмою та є її інтелектуальною власністю. Економічний суб’єкт, щодо якого проводився аудит, та інші юридичні та фізичні особи не мають права вимагати від аудитора аудиторську документацію.
Разом з тим аудиторська документація повинна містити всі відомості, необхідні для складання аудиторського висновку, підтвердження відповідності проведеної роботи узгодженому плану та програмі, репрезентативності вибірки, містити аналітичні розрахунки та висновки.
Аудиторська документація, з одного боку, дозволяє краще організувати аудиторську перевірку, з другого – є доказом виконаної роботи аудитора. Враховуючи, що документація містить, як правило, конфіденційну інформацію, аудитор має вжити заходів для надійного її зберігання.
Аудиторська документація є власністю аудиторської фірми та використовується нею при повторному аудиті економічного суб’єкта.
Після завершення формування остаточного аудиторського файлу аудитор не повинен видаляти чи викидати аудиторську документацію до закінчення встановленого періоду зберігання. У відповідності до стандартів термін зберігання робочих документів становить не менше п’яти років з дати аудиторського звіту (укладання) або з дати аудиторського звіту. Якщо аудитор вважає за потрібне модифікувати існуючу аудиторську документацію або додати нову аудиторську документацію після формування остаточного аудиторського файлу, то він має доповнено задокументувати інформацію про:
- часу, коли було здійснено зміни;
- людині, яка внесла будь-які зміни;
- причин таких змін, їх вплив, якщо таке є, на аудиторський висновок.
За виняткових обставин, що виникають після дати аудиторського звіту (висновку), що передбачають виконання аудитором нових або додаткових аудиторських процедур або які призвели до нових висновків, аудитор повинен задокументувати:
- виниклі обставини;
- нові або додатково виконані аудиторські процедури, отримані аудиторські докази та зроблені висновки;
- коли та ким були внесені зміни до аудиторської документації та, за необхідності, перевірені.
