Шалений ритм сучасного життя часто призводить до постійної нестачі часу. «Наради, звіти, планерки, зустрічі з клієнтами, дзвінки, проекти, особисте життя — крутюся як білка в колесі, а нічого не встигаю» — нарікають деякі. То в чому ж причина того, що за той самий проміжок часу одні встигають набагато більше, ніж інші? Відповідь очевидна – в керуванні часому його грамотному плануванні та раціональному використанні, що на виході дає більш високу продуктивність.
Зміст
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм менеджмент (англ. time management – управління часом) – це процес організації та планування власного часу, який дозволяє виконувати поточні завдання більш ефективно та продуктивно. Хороше управління часом дозволяє вам працювати в першу чергу раціональніше, а не старанніше – щоб ви встигали завершити більше справ за меншу кількість часу, яким би не був список ваших завдань. Нездатність керувати власним часом не тільки завдає шкоди вашій ефективності, а й спричиняє стрес через постійні порушення термінів виконання завдань.
Фахівці виділяють два види тайм-менеджменту: особистий та корпоративний. У широкому розумінні тайм-менеджмент як підвид менеджменту є механізмом управління часом компанії. У корпоративному тайм-менеджменті основний акцент робиться управління робочим часом всіх співробітників компанії, а раціональне використання часу кожним конкретним співробітником є результатом правильної побудови корпоративної системи.
Тайм-менеджмент у вузькому значенні – це організація особистого часу кожної людини. Він актуальний у тих випадках і для тих категорій працівників, які мають певну свободу вибору і мають гнучкий графік. Коли людина змушена самостійно приймати рішення та організовувати процес своєї роботи, йому необхідно володіти технологіями організації особистого часу.
Навіщо потрібен тайм-менеджмент?
Переваги застосування тайм-менеджменту величезні:
- Підвищується продуктивність та ефективність праці.
- Поліпшується професійна репутація.
- Зменшується рівень стресу (завдання виконані у строк).
- Розширюються можливості для просування кар’єрними сходами.
- Великі можливості для досягнення важливих життєвих цілей та цілей кар’єри.
- З’являється більше особистого часу для спілкування з рідними та близькими.
У той же час нездатність ефективно керувати своїм часом може мати деякі дуже небажані наслідки:
- Порушені терміни виконання (deadline) завдань.
- Неефективний робочий процес.
- Погана якість роботи.
- Погана професійна репутація та відсутність кар’єрного зростання.
- Вищі рівні стресу.
Етапи тайм-менеджменту
Тайм-менеджмент включає ряд етапів, серед яких:
- Постановка цілей.
- Планування та розподіл часу.
- Делегування завдань та управління ресурсами.
- Аналіз витрат часу.
- Фіксація часу.
- Пріоритизація.
- Реалізація задач.
- Контроль досягнення цілей, виконання планів, підбиття підсумків за результатами.
Основні правила тайм-менеджменту
1. Складіть список завдань
Спочатку необхідно визначитися з переліком всіх завдань, які необхідно виконати. Відобразіть у списку не тільки всі робочі завдання, а й особисті. Складіть список, виходячи із завдань, які необхідно виконати протягом дня, тижня, місяця, року. Не забувайте про особисте життя, зустрічі з друзями, відвідування поліклініки, відобразіть у списку час для саморозвитку і не забудьте про відпустку.
2. Проведіть хронометраж
Після того як ви склали список завдань, необхідно напроти кожного завдання написати орієнтовний час (хвилин, годин, днів), необхідний для його виконання. Надалі це стане вам у нагоді при плануванні порядку дня.
3. Розставте пріорити
Як правило, завдань завжди багато і встигнути все і одразу неможливо. Тому необхідно правильно розставляти пріоритети. Критерії розставляння пріоритетів можуть бути різними — це особисті мотиви і фінансова винагорода. Як орієнтир при розстановці пріоритетів можна скористатися матрицею Ейзенхауера.
Усі завдання поділяються на 4 групи:
- Термінові та важливі – виконуються насамперед і в повному обсязі (критичні завдання).
- Важливі, але не термінові виконуються в другу чергу. Вирішення таких завдань можна відкласти на певний час, але вони також мають бути повністю вирішені.
- Термінові, але не важливі — це завдання, хоч і термінові, але вони не критичні. Виконання таких завдань бажано делегувати іншим особам, і якщо це неможливо — відкласти, т.к. вони «пожирають час» на вирішення критичних завдань.
- Не термінові та не важливі — це завдання, які не мають жодного значення в принципі та не несуть жодних наслідків за їх невиконання. Такі справи можна сміливо викреслювати зі списку.
4. Складіть план дій (завдань)
Маючи на руках перелік завдань, їх пріоритетність та хронометраж, можна скласти розклад завдань на день, тиждень, місяць. Тепер, замість того, щоб переживати з приводу: “знову не встиг зробити всю ту купу справ”, – ви розумієте, що ви виконали все, що могли реально встигнути, з урахуванням існуючого у вашому житті часу.
5. Фільтруйте інформацію
У світі інформаційних потоків можна легко загубитися у часі. Тому навчитеся відсіювати весь інформаційний шум і концентруйтеся на обробці тільки інформації, яка вам дійсно необхідна.
6. Не розпилюйтеся між завданнями
Доведіть розпочату задачу до кінця, не залишайте її невирішеною. Експерти в галузі тайм-менеджменту зазначають, що неодноразове повернення до вирішення «набридливого завдання» знижує продуктивність людини вп’ятеро!
Також не беріться за кілька справ одночасно (звісно, якщо ви не гуру багатозадачності). Це займе більше часу порівняно з виконанням всіх завдань окремо і може знизити якість виконання.
7. Усуньте «пожирачі часу»
Виключіть все те, що марно забирає ваш час: перегляд соціальних мереж, телевізійних передач, зайві кава-брейки та розмови з колегами ні про що тощо. Якщо ви виконуєте багато рутинної роботи (наприклад, по збору та обробці даних) – постарайтеся по-максимуму автоматизувати цей процес.
8. Дотримуйтесь порядку
Наведіть порядок на робочому столі, систематизуйте документацію та розкладіть її по поличках, упорядкуйте інформацію у вашому ПК, базах даних контактів тощо. Все це суттєво полегшить вам життя при пошуку необхідної інформації (документів) та заощадить купу часу.
9. Працюйте у певний час
Кожна людина має власні біоритми, визначте коли у вас пік активності. Саме в цей час слід виконувати найскладніші завдання, т.к. максимальна концентрація дозволить вирішувати подібні завдання більш ефективно та продуктивно.
10 . Не забудьте про відпочинок
Обов’язково приділяйте собі час: сходіть у спортзал, подорожуйте, не забувайте про хобі, проведіть вечір у колі сім’ї. Відпочила людина – ефективна і в роботі!
