Розподіл функцій та завдань між окремими працівниками страхової компанії та визначення способів взаємозв’язку між ними є одним із головних завдань керівництва компанії, що визначають успішність її діяльності в цілому. Схема такого розподілу відбивається у структурі організаційної побудови страхової компанії. Структура організації страхової компанії характеризує її внутрішню будову і є сукупність взаємозалежних ланок, виконують закріплені по них функції. Складність організаційної структури управління страхової компанії залежить від кількості залучених до неї людей, чим більша ця кількість, тим складнішою буде організаційна структура і навпаки.
Таким чином, організаційна структура страхової організації – це формальні правила, розроблені її менеджерами для поділу праці та розподілу посадових обов’язків серед працівників, визначення норм управління та ліній підпорядкування, а також для координації завдань організації. Організаційна структура важлива тому, що дозволяє працівникам усвідомити своє місце в організації, завдяки чому вони можуть працювати разом для досягнення цілей компанії та отримувати задоволення від свого внеску до її діяльності.
Структура страхової компанії – це зв’язок між різними частинами організації задля досягнення її мети. До структури належить поділ роботи на окремі завдання, що виконуються департаментами, управліннями, відділами, секторами та іншими підрозділами центрального офісу та регіональної мережі.
Структура страхової компанії може охоплювати кілька рівнів управління. Вона містить центральний офіс, філії, агенції та представництва страховика.
Система управління страховика базується на принципах лінійного, функціонального та лінійно-штабного підпорядкування (див. Структура управління організацією). Структура органів управління страховика залежить з його організаційної форми. На вітчизняному страховому ринку переважна кількість страхових компаній має статус акціонерного товариства. Вищим органом управління страхової компанії, створеної у формі акціонерного товариства, є загальні збори акціонерів.
У загальних зборах мають право брати участь усі акціонери компанії незалежно від кількості та класу акцій, якими вони володіють. Участь у загальних зборах із правом дорадчого голосу можуть члени виконавчих органів підприємства (правління), які є акціонерами.
Наглядова рада страхової компанії (наглядова рада компанії, рада компанії) обирають серед акціонерів у кількості від трьох до дев’яти осіб. Вона контролює діяльність компанії у період між загальними зборами акціонерів. Загальні збори акціонерів можуть делегувати наглядовій раді окремі повноваження, зокрема прийняття рішень про призначення та відкликання голови та членів правління страхової компанії, затвердження річного звіту компанії, вирішення інших питань, які не є виключною прерогативою загальних зборів страхової компанії.
Страхові компанії можуть створювати Рада директорів, на підставі керівників, обраних загальними зборами акціонерів або наглядовою радою, які мають повноваження, визначені статутом страхової компанії. Рада директорів здійснює стратегічне управління компанією, розглядає та затверджує бізнес-плани, інвестиційні проекти, аналізує поточний фінансовий стан компанії тощо.
Ревізійна комісія – Це контрольний орган страхової компанії, що відстежує виконання статуту, рішень загальних зборів акціонерів, дотримання чинного законодавства. Членами ревізійної комісії не можуть бути члени правління, наглядової ради та інші посадові особи компанії. Перевірки фінансово-господарської діяльності правління страхової компанії проводить ревізійна комісія за дорученням загальних зборів, наглядової ради, з власної ініціативи або на вимогу акціонерів, які мають у сукупності понад 10% голосів.
Правління страхової компанії — це виконавчий орган компанії, який управляє поточною роботою компанії відповідно до повноважень, визначених статутом компанії та положенням про правління, затвердженим зборами акціонерів (наглядовою радою). Правління вирішує всі питання діяльності страхової компанії, крім належить до компетенції зборів акціонерів та наглядової ради. Правління підзвітне загальним зборам акціонерів і наглядовій раді, котрий іноді раді директорів і організує виконання їх рішень. Правління діє від імені страхової компанії в межах, передбачених чинним законодавством та статутом компанії.
У певних ситуаціях повноваження правління страхової компанії можуть бути розширені завдяки зменшенню функцій наглядової ради. Загальні збори акціонерів компанії мають право приймати рішення про передачу частини прав наглядової ради правлінню.
На виконання поставлених цілей створюють відповідні організаційні структури (відділи, управління, департаменти).
Задля реалізації цілей підприємства, визначених різними рівнями управління, необхідні послідовні дії засновників і управління, здійснювані у межах конкретної організаційно-правової структури. Сукупність таких дій називають бізнес-процесом.
Основними бізнес-процесами у діяльності страхової компанії є:
- розрахунок страхових тарифів;
- андеррайтінг;
- врегулювання збитків;
- перестрахування;
- інвестування;
- бухгалтерський облік;
- ризик-менеджмент;
- Використання нових страхових товарів.
Відповідно, у рамках бізнес-процесів утворюють відділи або департаменти. Набір типових підрозділів, їх функції та система підпорядкування обумовлені особливостями фінансового циклу підприємства.
Характерною проблемою для вітчизняних страхових компаній є хаотична та нераціональна організаційна структура, за якої функціональні обов’язки працівників розподілені без урахування реального навантаження та професійного рівня.
Страхові організації можуть включати крім головної компанії різні за рівнем самостійності та операцій підрозділу:
- Філія є відокремленим підрозділом страховика без права юридичної особи. Здійснює свою діяльність на підставі положення, затвердженого президентом компанії, керується статутом компанії, а також рішеннями виконавчої дирекції президента компанії. Результати роботи філії відображають у консолідованому балансі страхової компанії.
- Представництва — підрозділи страхової компанії, що не мають статусу самостійної юридичної особи та займаються збиранням інформації, рекламою, представницькими функціями, пошуком клієнтів на користь страховика у конкретному регіоні чи іншій країні, але не ведуть комерційну діяльність.
- Агенції – Підрозділи страхової компанії, що виконують всі функції представництва, а також здійснюють певні страхові операції з укладання та обслуговування договорів страхування.
Зі світової практики відомі три системи організації роботи страхових компаній із філіями. Кожна з них має свої переваги та недоліки:
- Централізована система. Вона передбачає прийняття всіх рішень щодо андеррайтингу та відшкодування збитків на рівні центрального офісу (головної контори). Обов’язки філій зведені до видачі бланків, отримання та перевірки анкет на страхування, оформлення договорів та покриття збитків. Ці документи пересилаються до центрального офісу для прийняття рішень. Переваги цієї системи у тому, що вона вимагає менше висококваліфікованих фахівців, скорочуються Витрати ведення справи.
- Децентралізована система. За цієї системи більшість рішень щодо укладання договорів та відшкодування збитків приймають у філії. Філія самостійно відновлює договори та веде облік. Безумовно, рішення філій мають відповідати політиці, яку проводить компанія загалом. Перевагою є те, що у філії працює більш кваліфікований персонал, ніж за централізованої системи, клієнти можуть оперативно отримати більше послуг.
- Регіональна система. За такої системи серед філій виділяють головні для конкретного регіону. У них концентрується група фахівців з андеррайтингу, оцінки та відшкодування збитків. Вони обслуговують потреби кількох філій, які у регіоні. Це компромісний варіант, у якому враховані переваги та недоліки централізованої та децентралізованої систем.
У вітчизняній практиці під час вибору структури управління страховою організацією перевагу надають жорстким централізованим формам управління, при яких переважну кількість питань вирішують у головних офісах, а потім відповідні вказівки у формі директив, обов’язкових для виконання, доводять до структурних підрозділів. Такий формат управління є виправданим в умовах ринку, що розвивається.
Функції організації страхової діяльності у тому, щоб забезпечити ефективну роботу страхової компанії у вигляді створення раціональної організаційної структури та налагодження її скоординованої роботи. Загальні вимоги до структури страхової компанії:
- Оптимальність полягає в тому, що організаційна структура управління страховою компанією не повинна містити надто великої кількості ланок як по вертикалі, так і по горизонталі. Чим більше структурних ланок включає страхова компанія, тим важче координувати їхню діяльність у цілому. З іншого боку, коли структурних ланок мало, то кожна ланка падає дуже велике навантаження, що знижує ефективність їх роботи.
- Оперативність передбачає створення такої організаційної структури управління страхової компанії, яка дозволяла б конкретним виконавцям чітко і швидко виконувати всі розпорядження з боку керівників.
- Економічність передбачає повну окупність витрат за утримання апарату управління страхової компанії.
- Надійність передбачає, що створена структура управління страховою компанією функціонує без збоїв, чітко та скоординовано.
Загальні принципи формування організаційної системи (структури) управління страховою організацією передбачають створення центрів управління за двома основними ознаками – ієрархічною та функціональною.
Ієрархічна побудова центрів управління страховою організацією (Вертикальна структура) передбачає виділення різних рівнів управління. Найпоширенішими нині є дво- чи трирівневі структури управління, де перший рівень представлений апаратом управління страхової організацією загалом, а наступні – службами управління окремих її структурних одиниць і підрозділів.
Функціональна побудова центрів управління страховою компанією (Горизонтальна структура) засновано на їх поділі за функціями управління або видами діяльності. У межах цієї системи носій функцій, тобто. співробітник отримує вказівки не від одного, а від ряду вищих співробітників і одночасно він інформує про свою діяльність не одну людину, а певну кількість співробітників, які працюють у тій же області. Але у межах дисциплінарної відповідальності він підпорядковується лише одному начальнику.
Потребам сьогодення найбільшою мірою відповідає функціональна система, оскільки організації потребують систем координації та ділового спілкування між працівниками різних відділів на різних рівнях. Функціональна структура координує діяльність страхової організації, полегшуючи спілкування та обмін інформацією між відділами, виключаючи необхідність рухатися вгору та вниз уздовж вертикальної лінії супідрядності.
