Авансовий звіт (advance statement) – це документ, що містить інформацію про витрати коштів, отриманих «під звіт». Авансовий звіт складається і подається підзвітними особами і служить цілям контролю за рухом та витрачанням за цільовим призначенням виданих їм коштів. Видача готівки під звіт проводиться через касу організації з видаткового касового ордера, у якому вказується цільове призначення цієї суми. У бухгалтерії організації повинен бути наказ, що містить список осіб, які мають право на отримання коштів під звіт на господарські витрати.
Авансовий звіт обов’язково складається працівником у разі отримання коштів у вигляді авансу на відрядження або під звіт та є підставою для списання виданих йому коштів, а також для відшкодування витрат, понесених за власний рахунок.
У авансовому звіті вказуються суми, що надійшли під звіт, фактично вироблені витрати, залишок отриманих коштів або їх перевитрата. До авансового звіту додаються виправдувальні документи на витрату підзвітних сум: посвідчення про відрядження з відмітками про місце і час перебування у відрядженні, проїзні документи, квитанції про проживання, документи на придбання матеріальних цінностей та ін.
За авансами, виданими на господарські витрати на певний термін, звіти повинні подаватися після закінчення цього терміну, а на витрати на відрядження – не пізніше 3 робочих днів після повернення з неї. Поруч із авансовим звітом працівник, який з відрядження, представляє керівнику організації письмовий звіт про виконану під час відрядження роботі.
Авансовий звіт перевіряється бухгалтером, затверджується керівником організації та є підставою для списання витрачених підзвітних сум. Новий аванс може бути виданий підзвітній особі лише після повного розрахунку за раніше отриманими підзвітними сумами. У разі неповернення ця сума утримується із заробітної плати.
