Подвійний запис (double entry) – методичний прийом бухгалтерського обліку, що у тому, що дані про господарські операції та інші факти господарську діяльність у однієї й тієї ж грошової сумі одночасно реєструються на двох чи кількох рахунках бухгалтерського обліку, по дебету одних рахунків і з кредиту інших.
Подвійний запис виник раніше XIII в. н.е. як прояв балансового методу у бухгалтерському обліку. (Наприклад, за видатковим касовим ордером про видачу з каси агенту під звіт 600 грн. буде зроблено запис за кредитом рахунку «Каса» та дебетом рахунку «Підзвітні особи». У кожному з рахунків буде записано по 600 грн. За даними про надходження на склад матеріалів від постачальника буде зроблено запис за дебетом рахунку «Матеріали» та кредитом рахунку «Розрахунки з постачальниками» у рівних сумах).
Подвійний запис має інформаційне та контрольне значення у бухгалтерському обліку. Вона створює інформацію, яка:
- відображає міру зміни об’єктів, що враховуються у взаємопов’язаних рахунках;
- вказує напрямок руху цих об’єктів обліку;
- характеризує господарський процес, що викликає зміни, що відбулися.
Узагальнення даних про подвійний запис на конкретних рахунках бухгалтерського обліку, що кореспондують між собою, дозволяє отримати інформацію про процес, що відбувається. Взаємозв’язок рахунків бухгалтерського обліку внаслідок подвійного запису полягає в економічному, правовому і методологічному узгодженні об’єктів обліку. Кожна господарська операція в даній системі рахунків бухгалтерського обліку має відповідну її економічній та юридичній характеристиці однозначну кореспонденцію рахунків, що викликається подвійним записом на них даних про цю операцію.
Зіставлення змісту господарської операції із її записом на рахунках дозволяє контролювати правильність облікової реєстрації. Інформація про зв’язок рахунків, закладена у подвійному записі, дозволяє проводити звірку зустрічних потоків повідомлень про господарські операції: загальної суми дебетових записів на рахунку з сумою, що кореспондує, за кредитом іншого рахунку. Оскільки на дебеті та кредиті рахунків дані про кожну господарську операцію записуються в рівних сумах, то загальна сума записів по дебету всіх рахунків повинна дорівнювати сумі всіх записів по кредиту рахунків. Відсутність рівності свідчить про помилки, допущені під час реєстрації даних.
У бухгалтерському обліку одержують три пари рівних контрольних підсумків:
- загальна сума початкових дебетових сальдо за рахунками дорівнює загальній сумі початкових кредитових сальдо;
- загальна сума дебетових оборотів за рахунками дорівнює сумі їх кредитових оборотів;
- загальна сума кінцевих дебетових сальдо за рахунками дорівнює загальній сумі кінцевих кредитових сальдо всіх рахунків.
Так контролюється як правильність реєстрації даних, а й правильність розрахунку сальдо по всій сукупності рахунків бухгалтерського обліку.
Подвійний запис викликає на рахунках бухгалтерського обліку та в бухгалтерському балансі чотири типи змін:
- запис по дебету одного активного рахунку та за кредитом іншого (валюта бухгалтерського балансу не змінюється);
- запис по дебету активного рахунку та за кредитом пасивного рахунку (валюта балансу збільшується на суму подвійного запису);
- запис по дебету одного пасивного рахунку та за кредитом іншого (валюта балансу залишається без змін);
- запис за дебетом пасивного рахунку та за кредитом активного рахунку (валюта балансу зменшується на суму подвійного запису).
