Документальна ревізія (transactions audit) – система обов’язкових контрольних дій з документальної та фактичної перевірки законності, доцільності та ефективності вчинених у періоді господарських і фінансових операцій, а також законності та правильності дій посадових осіб при їх здійсненні.
Мета документальної ревізії – здійснення контролю за дотриманням законодавства при здійсненні господарських операцій, за їх обґрунтованістю, наявністю та рухом майна та зобов’язань, використанням матеріальних та трудових ресурсів відповідно до затверджених норм, нормативів та кошторисів.
Суть ревізії — перевірка шляхом застосування методів фінансового контролю за документованою обліково-економічною інформацією низки питань, що контролюються в обов’язковому порядку керівництвом, власниками суб’єкта господарювання, державними органами.
Повна комплексна документальна ревізія фінансово-господарської діяльності включає перевірку:
- операцій із грошима;
- розрахункових та кредитних операцій;
- розрахунків з бюджетом та позабюджетними фондами;
- безпеки основних засобів і нематеріальних активів та операцій з їхнього руху;
- безпеки виробничих запасів, товарно-матеріальних цінностей та операцій з їхнього руху;
- інвестиційних операцій;
- розрахунків з оплати праці та нарахування податків;
- формування собівартості продукції (робіт, послуг);
- формування фінансових результатів;
- організації та стану бухгалтерського обліку та внутрішнього (відомчого) контролю.
Документальна ревізія може проводитись вибірково за окремими розділами. Результати документальної ревізії оформляються актом (довідкою), який підписується ревізуючим (перевіряючим) та уповноваженими посадовими особами об’єктів, що перевіряються, і подається органу державного фінансового контролю, що призначив ревізію. Документальна ревізія за вимогами правоохоронних органів проводиться в обсязі питань, поставлених посадовою особою правоохоронного органу, що її призначила; складений акт документальної ревізії в обов’язковому порядку передається призначеній її посадовій особі.
Класифікація документальних ревізій:
- Документальна ревізія може бути повної або частковийтобто що охоплює одну або кілька сторін діяльності об’єкта, що ревізується.
- Документальна ревізія може бути суцільний, вибірковою або комбінованої. При суцільній ревізії до вивчення піддаються всі первинні документи. При вибірковій ревізії на перевірці піддається частина документів, обрана випадково або за принципом суттєвості. При комбінованому підході документи одних типів (наприклад, касові ордери) вивчаються суцільним порядком, документи інших типів (наприклад, дорожні листи) розглядаються вибірково.
- Документальна ревізія може бути бухгалтерської – Проведена тільки фахівцями-фінансистами – або комплексної — із залученням ширшого кола спеціалістів (наприклад, економістів, товарознавців, технологів, кадровиків).
- Документальна ревізія може бути плановий (призначеною відповідно до плану контрольно-ревізійної роботи перевіряючого органу) або раптовий.
- Документальна ревізія може бути, нарешті, первинної, додатковою або повторної. Первинна ревізія проводиться контролюючим органом вперше з даним питанням у періоді, що перевіряється. Додаткова ревізія призначається для уточнення висновків первинної ревізії, пошуку додаткової інформації з розглянутих питань; зазвичай проводиться тією самою ревізійною групою. Повторна ревізія призначається з метою контролю якості первинної ревізії, проводиться з тих самих питань наново іншим складом ревізійної групи. Призначення повторної ревізії також можливе у разі аргументованих заперечень осіб, що перевіряються, проти висновків первинної ревізії.
