Підзвітні особи – працівники організації, які отримали авансом готівку на майбутні витрати (господарські та по службових відрядженнях).
Підзвітна особа — це фізична особа (як правило, співробітник підприємства), якій доручено проведення будь-якої господарської операції, виконання завдання (відрядження, придбання та оплата товарно-матеріальних цінностей, послуг) та яка зобов’язана звітувати перед підприємством (фізичною особою-роботодавцем) про виконане доручення.
Насамперед, підзвітними є особи, які перебувають у трудових відносинах із підприємством або фізичною особою-суб’єктом підприємницької діяльності. Співробітник, прийнятий на роботу за будь-яким трудовим договором (на постійну, сезонну, тимчасову роботу, на роботу за сумісництвом), є підзвітною особою до свого роботодавця.
Список осіб, які мають право на отримання підзвітних сум, затверджується керівником організації. Правила видачі підзвітних сум регулюються Порядком ведення касових операцій та іншими документами.
Новий аванс видається тільки після повного розрахунку раніше виданого. Розмір авансу на майбутні господарські витрати та її терміни визначаються керівником організації. Видача під звіт готівки на витрати, пов’язані з діловими поїздками, включаючи службові відрядження, здійснюється в межах сум, належних підзвітним особам на ці цілі.
Отриманий аванс підзвітні особи можуть витрачати лише за цільовим призначенням. Передача підзвітних сум однією підзвітною особою іншій забороняється.
Підзвітна особа має надати керівнику організації звіт про використання отриманих коштів із додатком виправдувальних документів (проїзних квитків, рахунків готелів, товарних чеків та інших.). За авансами на господарські витрати звіти мають бути подані у строки, що встановлюються керівником організації. Терміни складання авансових звітів про витрати на службові відрядження передбачені відповідними нормативними документами.
Залишок невитрачених сум підзвітна особа здає до каси організації одночасно з поданням авансового звіту. Перевитрата підзвітних сум видають підзвітній особі з каси. Авансові звіти після перевірки бухгалтерією затверджуються керівником організації.
