Ефективний план дій завжди починається з чіткої мети, задуму чи наміру. Такий план покликаний забезпечити реалізацію поставленої мети максимально швидко, комфортно та менш затратно. Правильно складений план дій дозволяє вирішити будь-яке завдання.
Зміст
Що таке план дій?
План дій – Це докладний план, який описує необхідні кроки для досягнення певної мети. Це інструмент, який містить перелік необхідних дій, які мають бути здійснені для виконання завдання чи реалізації проекту.
Сутність плану дій
План дій є частиною стратегічного плану, де цілі вже встановлені. Дії, описані у плані дій, визначаються шляхом поділу цих цілей на низку невеликих завдань, які необхідно виконати для завершення всього проекту загалом. У цих планах часто описуються такі деталі, як характер кожного виду діяльності, що відповідають їм тимчасові рамки або терміни виконання, особа, відповідальна за досягнення очікуваного результату, та ресурси, необхідні для виконання кожного завдання.
Компанії зазвичай застосовують процедури аудиту, які забезпечують правильну оцінку прогресу проекту загалом чи індивідуально кожному за виду діяльності. Зокрема створюються метрики, що дозволяють оцінити рівні продуктивності. Широко відома методика SMART (Specific – конкретний, Measurable – вимірний, Attainable – досяжний, Realistic – реалістичний і Time-based — обмежений у часі) є універсальним інструментом для керівників проектів розробки адекватних показників для кожного завдання. Контроль за виконанням цього плану дій має вирішальне значення для досягнення цілей компанії.
План дій – це контрольний список кроків або завдань, які необхідно виконати для досягнення поставленої мети.
Action plan — це невід’ємна частина процесу стратегічного планування: допомагає поліпшити планування спільної роботи. План дій також може бути використаний будь-якою людиною для розробки стратегії досягнення своїх особистих цілей.
Компоненти плану дій включають:
- Чіткий опис мети, яку планується досягти.
- Завдання/кроки, які потрібно виконати для досягнення мети.
- Люди, відповідальні за виконання кожного завдання.
- Коли ці завдання будуть виконані (терміни та етапи).
- Ресурси, необхідних виконання завдань.
- Заходи щодо оцінки прогресу.
Action plan – це не фіксований план дій. У міру зростання вашої організації та зміни навколишнього середовища вам доведеться переглядати його та вносити відповідні корективи відповідно до нових потреб.
Навіщо вам потрібний план дій?
Якщо реалізація проекту здійснюється без розробки плану дій, то здебільшого це призводить до провалу. Якось Бенджамін Франклін сказав: «Нездатність планувати означає зазнати невдачі».
Планування допомагає вам заздалегідь підготуватися до перешкод і залишатися на вірному шляху. А за допомогою ефективного плану дій ви можете підвищити свою продуктивність та ефективність.
Ось деякі переваги плану дій:
- Він показує вам чіткий напрямок. Оскільки в плані дій чітко позначені кроки, які необхідно зробити, а також терміни, коли вони мають бути виконані, ви точно знатимете, що і коли вам потрібно зробити.
- Якщо ваші цілі будуть записані та сплановані поетапно, у вас буде привід зберігати мотивацію та відданість протягом усього проекту.
- З планом дій ви можете відстежувати просування своєї мети.
- Коли ви перераховуєте всі кроки, які необхідно виконати у своєму плані дій, ви також можете розставити пріоритети для ваших завдань, залежно від їхньої важливості та доступності ресурсів.
Як скласти план дій?
Упорядкування плану дій, зазвичай, не становить особливих труднощів. Однак є кілька важливих аспектів, які ви повинні врахувати, щоб отримати з цього максимум користі. Нижче наведено 6 простих кроків, які допоможуть вам скласти ефективний план дій.
Крок 1: Визначте свою кінцеву мету
Якщо вам не ясно, що ви хочете зробити і чого хочете досягти, ви налаштовуєте себе на невдачу.
Чи плануєте нову ініціативу? Почніть із визначення, де ви знаходитесь і де хочете бути.
Рішення проблеми? Проаналізуйте ситуацію та вивчіть можливі рішення, перш ніж розставляти пріоритети.
Запишіть (сформулюйте) свою мету. І перш ніж перейти до наступного кроку, проаналізуйте вашу мету, використовуючи методику SMART.
Крок 2: Перерахуйте кроки, які слід слідувати
Отже, ціль ясна. Тепер слід визначити, що слід зробити для її досягнення.
Створіть грубий шаблон для перерахування всіх завдань, які необхідно виконати, пропишіть терміни їх виконання та закріпіть відповідальних осіб.
Важливо переконатися, що вся команда залучена до цього процесу та має доступ до документа. Таким чином, кожен буде в курсі своєї ролі та обов’язків у даному проекті.
Переконайтеся, що кожна задача чітко визначена та досяжна. Якщо ви стикаєтеся з більшими і складнішими завданнями, розбийте їх на дрібніші – їх легше виконувати та контролювати.
Крок 3: Розставте пріоритети завдань та додайте терміни
Настав час реорганізувати список завдань, розставивши пріоритети їх виконання. Розстановка пріоритетів особливо необхідна у випадках, коли виконання окремих кроків (завдань) блокує виконання інших або коли виконання наступного етапу неможливе без виконання попереднього.
Додайте терміни та переконайтеся, що вони реалістичні. Проконсультуйтеся з особою, яка відповідає за виконання завдання, щоб зрозуміти його можливості, перш ніж прийняти рішення про терміни.
Крок 4: Встановіть проміжні етапи
Проміжні етапи можна вважати міні-цілями, що ведуть у кінцевому підсумку до реалізації основної мети. Перевага додавання проміжних етапів полягає в тому, що вони дають членам команди можливість бачити конкретні результати їхньої діяльності та допомагають їм залишатися мотивованими, незважаючи на те, що останній термін виконання ще далеко.
Почніть з кінцевої мети та просуйтеся назад, встановлюючи проміжні. Не слід встановлювати надто тривалі терміни між етапами. Найкраще практикувати проміжні етапи з інтервалом у два тижні.
Крок 4: Визначте потрібні ресурси
Перш ніж почати новий проект важливо переконатися, що ви маєте всі необхідні ресурси для виконання завдань. І якщо вони зараз недоступні, вам необхідно спочатку скласти план їх придбання (отримання).
Під кожен етап вашого плану дій необхідні конкретні ресурси, також бажано розподілити бюджет проекту в розрізі всіх завдань, що дозволить вам здійснювати його контроль і уникнути переліміту.
Крок 5: Візуалізуйте свій план дій
Візуалізація дозволяє спростити процес сприйняття інформації. Незалежно від того, чи представлений ваш план дій у формі блок-схеми, діаграми Ганта або таблиці, він повинен чітко відображати всі елементи, які ми визначили вище, завдання, відповідальні особи, терміни, ресурси тощо.
Цей документ має бути доступним для всіх учасників проекту та має своєчасно редагуватися у процесі реалізації проекту.
Крок 6: Моніторинг, оцінка та оновлення
Процес виконання плану дій підлягає періодичному контролю – це дозволяє відслідковувати прогрес досягнення кінцевої мети. Ви можете відзначити вже виконані завдання, щоб члени вашої команди бачили, як просуваються справи в проекті.
У разі порушення термінів виконання або часткового виконання окремих завдань необхідно вивчити ситуацію, розібратися у причинах та вжити відповідних заходів.
Якщо у процесі реалізації проекту виникла потреба у його коригуванні — своєчасно вносити необхідні правки та інформуйте про них усіх учасників проекту: зсув термінів, зміну пріоритетів, перерозподіл ресурсів тощо.
