Документ (document) –
- письмове свідоцтво (доказ), що відображає певні дані на інформаційному носії (папері, фотоплівці, магнітному диску), що має офіційний характер і підлягає використанню або подальшій обробці та передачі адресату;
- письмовий акт, що має юридичну силу або має службовий характер.
Документ — матеріальний носій із зафіксованою на ньому у будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення та (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та призначений для передачі у часі та у просторі з метою громадського використання та зберігання.
У праві документ — складений в установленому порядку акт, що засвідчує юридичний факт (народження, одруження) або подія, що служить доказом справи, що має значення для справи (письмові докази), або надає (припиняє) право на що-небудь (договір, диплом, заповіт); будь-який зафіксований на матеріальному носії (зазвичай письмовий) акт, що має юридичну силу, доказове, правовстановлююче чи службове значення.
За призначенням виділяють такі види документів:
- організаційні документи (статут, посадова інструкція, становище, штатний розпис, структура та штатна чисельність);
- розпорядчі документи (наказ, витяг із наказу, розпорядження, вказівка, постанова, рішення);
- інформаційно-довідкові документи (акт, протокол, доповідна записка, пояснювальна записка, службова записка, лист, довідка);
- обліково-розрахункові (бухгалтерські) документи (платіжне доручення, рахунок-фактура, накладна, акт тощо);
- нормативні документи з позиції правових норм регламентують загальні засади, правила чи характеристики. Охоплюють такі поняття, як стандарти, норми, правила, склепіння правил, регламенти та інші подібні документи;
- інші.
Документи є основними носіями бухгалтерської інформації про факти господарського життя (див. Первинні облікові документи) і є одним з об’єктів дослідження при аналізі, контролі або аудиті.
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту та форми даного документа. Для багатьох документів кількість реквізитів обмежена. Для низки документів число та склад реквізитів встановлено законодавчими та нормативними актами. Але у будь-якому разі, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, має бути обов’язково оформлена шляхом проставляння необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.
Ступінь надійності даних, зазначених у документі, залежить насамперед від того, внутрішній він чи зовнішній. Головний критерій надійності внутрішнього документа – Ефективність системи контролю на підприємстві. Зовнішній документ відображає операцію, в якій беруть участь два (або кілька) економічних суб’єкта, і наявність документа передбачає їхню згоду з інформацією, що міститься в ньому. Тому зовнішні документи вважаються надійнішими, ніж внутрішні.
