Представницькі витрати (expenses of representation) – витрати організації, пов’язані з комерційною діяльністю, прийомом та обслуговуванням представників інших організацій та установ (включаючи іноземних), які прибули для переговорів з метою встановлення та підтримання взаємовигідного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації та/або ревізійної комісії.
До представницьких витрат відносяться витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду або інших аналогічних заходів) представників (учасників), їх транспортним забезпеченням, відвідуванням культурно-видовищних заходів, буфетним обслуговуванням під час переговорів та заходів культурної програми, оплатою послуг перекладачів, не що перебувають у штаті організації.
З метою оподаткування величина представницьких витрат нормується. Податковий кодекс не надає права платнику податку на прибуток самостійно визначати перелік видатків, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування.
Тому витрати на проведення представницьких заходів для прийому як вітчизняних, так і іноземних делегацій можуть включатися до складу витрат, що враховуються при визначенні об’єкта оподаткування, за умови наявності, зокрема, наказу про проведення офіційного прийому, запрошення представників (делегацій) та їхньої відповіді; кошторису витрат; актів виконаних робіт; звітів про проведений захід; накладних на відпустку продукції, товарів зі складу тощо, та інших належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують зв’язок таких витрат з господарською діяльністю платника, зокрема витрати на транспортне забезпечення, забезпечення перекладачем, якщо такий не перебуває у штаті, та ін.
Отже, фактично віднести відповідні витрати до податкових можна лише, якщо вони документально підтверджені та простежується їхній зв’язок із господарською діяльністю підприємства.
Наприклад, при плануванні офіційного прийому (або іншого заходу) склад первинних документів може виглядати так:
- наказ (розпорядження) про проведення офіційного прийому (або іншого заходу), підписаний керівними особами із зазначенням дати, місця та відповідальних за проведення заходу осіб;
- затверджена керівником програма офіційного прийому (або іншого заходу);
- затверджений керівником кошторис витрат;
- запрошення, надіслані представникам інших організацій;
- звіт про фактичні витрати з доданими первинними документами, що підтверджують витрати.
Представницькі витрати – це та стаття витрат, до перевірки якої податківці підходять особливо ретельно. Для них не секрет, що за цією статтею компанії часто списують витрати, які проблематично, а то й неможливо визнати у податковому обліку. Тому, щоб звести до мінімуму претензії перевіряльників, необхідно підготувати бездоганний комплект документів, що підтверджують.
Первинний документ на підтвердження представницьких витрат повинен мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату та місце складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
