Матеріально відповідальна особа — працівник, який відповідно до законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збитки, що виникли внаслідок незабезпечення збереження довірених йому під звіт товарно-матеріальних цінностей чи коштів. Коло осіб, у яких покладається повна матеріальна відповідальність, встановлюється законодавством. На посади, пов’язані з матеріальною відповідальністю, заборонено приймати осіб, які мають судимість за корисливі злочини або звільнені з роботи за розкрадання та зловживання.
Відповідно до Кодексу законів про працю працівники організації несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної організації, у таких випадках:
- коли збитки заподіяні злочинними діями працівника, встановленими вироком суду;
- коли відповідно до законодавства на працівника покладено повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну організації у виконанні трудових обов’язків;
- коли між працівником та організацією укладено письмовий договір про прийняття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за незабезпечення збереження майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або інших цілей;
- коли збитки заподіяні не під час виконання трудових обов’язків;
- коли цінності були отримані працівником під звіт за разовою довіреністю чи за іншими разовими документами;
- коли збитки завдані недостачею, умисним знищенням або умисним псуванням матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), у т.ч. при їх виготовленні, а також інструментів, вимірювальних приладів, спеціального одягу та інших предметів, виданих організацією працівникові у користування;
- коли збитки завдані працівником, які перебували у нетверезому стані.
Матеріально відповідальна особа — особа, якій безпосередньо вручено (передано) матеріальні або грошові кошти під звіт для зберігання, перевезення або видачі тимчасово або постійно.
Найчастіше повна матеріальна відповідальність за цінності виникає за договором про повну матеріальну відповідальність, укладеному працівником (бригадою працівників) з організацією. Письмові договори про повну матеріальну відповідальність можуть бути складені організацією з працівниками (що досягли 18-річного віку), які займають посади або виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробкою, продажем (відпусткою), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва цінностей, що передаються їм. Перелік таких посад та робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються у порядку, що визначається законодавством.
Працівник, який уклав з організацією договір про індивідуальну матеріальну відповідальність, несе повну відповідальність за забезпечення збереження тих цінностей, які він особисто отримав за накладною або іншим бухгалтерським документом, незважаючи на те, що в деяких випадках до зазначених цінностей мали доступ і інші особи (наприклад, підсобні робітники).
